Diese Programmfunktion ermöglicht dem Anwender, Datensätze, die entweder im *.txt oder im *.csv-Format vorliegen, in SPG-Verein zu importieren:
Zusatzliche Informationen finden Sie auch über "Hilfe/Info" > "Handbücher/Anleitungen">"Import-CSV-Dateien.pdf".
Zunächst ist über die Schaltfläche ’durchsuchen’ eine Importdatei auszuwählen, die beispielsweise aus anderen Programmen für Mitgliederverwaltungen kommen kann. Für das folgende Beispiel wurde eine Textdatei mit einem einfachen Inhalt erstellt:
Im Regelfall enthalten Importdateien in der ersten Zeile die Feldnamen; in SPG-Verein ist deshalb der Haken vor „Feldnamen in der ersten Zeile“ entsprechend zu setzen. Dadurch werden in der Importmaske die Feldnamen für die Zuordnung unter Quelle/Import aufgelistet.
Unter Optionen ist festzulegen, ob ein
• kompletter Bestand neu erstellt werden soll (vorbelegt),
• ob ein vorhandener Bestand ergänzt bzw. erweitert werden soll,
• oder ob ein vorhandener Bestand geändert werden soll.
Insbesondere durch die Option ‘Bestand ergänzen / erweitern‘ können durch ein einfaches Importverfahren schnell weitreichende Änderungen und Ergänzungen am bestehend Bestand vorgenommen werden.
Mittels der Option ‘Bestand ändern‘ hat der Anwender die Möglichkeit, bestimmte Felder aus einer Fremdanwendung einfach und schnell einzufügen. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die Mitgliedsnummer der Fremdanwendung und die von SPG-Verein gleichlautend ist und zugeordnet wird. Beispiel hierfür wäre das nachträgliche Einspielen des Feldes „Bezirk“ .
Als weitere Option können auch neue Mitgliedsnummern vergeben werden.
Anschließend kann unter Quelle/Import das gewünschte Feld ausgewählt werden, z.B. Vorname. Anschließend ist das korrespondierende Feld (Ziel) für SPG-Verein auszuwählen, hier also auch Vorname. Durch Betätigen der Schaltfläche ’hinzufügen’ wird programmseitig eine entsprechende Zuordnung aufgebaut:
Über die Schaltfläche 'autom. erkennen' werden die Zuordnungen bei gleichem Spaltennamen automatisch gesetzt.
Sollen die getätigten Eingaben und Zuordnungen später erneut verwendet werden, so können diese über die Schaltfläche ’Vorgaben speichern’ gespeichert werden. Sobald diese Daten zu einem späteren Zeitpunkt wieder Verwendung finden (etwa wegen aktueller Datensätze), ist lediglich die Schaltfläche ’Vorgaben einlesen’ zu betätigen.
Es wird nur ein Satz von "Vorgaben" gespeichert werden, deshalb erfolgt bei einem erneuten Klick auf "Vorgaben speichern" eine Sicherheitsabfrage, die darauf hinweist, dass die schon gespeicherten Vorgaben überschrieben werden.
Ein Mausklick auf die Schaltfläche ’Import durchführen’ startet den entsprechenden Vorgang, der mit der Meldung ’Importierung beendet’ quittiert wird. Anschließend kann die Programmfunktion über ’Beenden’ verlassen werden. Die Daten stehen nun in SPG-Verein zur Verfügung.
Über die Schaltfläche 'letztes Importprotokoll anzeigen' können Sie sich das letzte Importprotokoll noch einmal anzeigen lassen.
Mit einem Klick die Schaltfäche 'Importdatei prüfen' können Sie eine CSV-Datei auswählen die dann auf Fehler überprüft wird.
Über die Schaltfläche ’Hilfe’ erhalten Sie kontextbezogene Unterstützung; über die Schaltfläche ’Schließen’ wird das Fenster geschlossen.
Im Vorfeld solcher Änderungen sollte eine Datensicherung angefertigt werden, um im Fehlerfall den vorherigen Bestand wieder herstellen zu können!
Beim Import werden zahlreiche Plausibilitätskontrollen durchgeführt.
Sollten die Daten aus der CSV-Datei fehlerhaft sein, wird ein Import-Protokoll angezeigt; dort ist vermerk, welche Fehler nicht importiert werden können.
Anhand dieses Fehlerprotokolls muss dann die CSV-Datei entsprechend den Hinweisen überarbeitet werden.
