Mit Auslieferung von SPG-Verein erhalten Sie Muster von Brieflayouts. Sofern für die Briefausgabe ein neues oder abgewandeltes Layout gewünscht wird, ist zunächst unter der Funktion [Layout erstellen/ändern] die entsprechende Gestaltung vorzunehmen.
Nach Aufruf der Funktion [Briefe ausgeben] wird dieses Formular angezeigt:
Der Anwender hat verschiedene Möglichkeiten, die Briefausgabe nach seinem Wünschen zu gestalten:
Welches Formular
Der gewünschte Brief kann durch Aufklappen des Kombinationsfeldes ausgewählt werden.
Auch über den Button 
besteht die Möglichkeit, das gewünschte Formular über den Windows-Explorer auszuwählen.
Ausgabeart
- Numerisch: Die Ausgabe der Briefe erfolgt sortiert nach der Mitgliedsnummer.
- Alphabetisch: Die Ausgabe der Briefe erfolgt sortiert nach Nachname.
- Gespeicherte Selektion: Es werden für diejenigen Mitglieder Briefe erzeugt, die in der gewählten Selektion enthalten sind.
Auswertung
- Gesamtbestand: Es werden Briefe für alle Mitglieder ausgegeben.
- Alle Abt. nacheinander: Für jedes Mitglied wird ein Brief erzeugt. Mitglieder, die in keiner Abteilung sind, bekommen keinen Brief.
- Bestimmte Abt.: Nur diejenigen Mitglieder, die in der gewählten Abteilung sind, bekommen einen Brief zugeordnet.
Option
- ausgetretene Mitglieder ausgeben: auch die ausgetretenen Mitglieder bekommen einen Brief zugeordnet.
- externe Nicht-Mitglieder werden mit-ausgegeben.
- nur Straße ausgeben - kein Postfach: Es wird nur die Straße ausgegeben
Dateiumfang
Sie können die Mitgliedermenge aufgrund der Mitgliedsnummern bestimmen.
Briefverwaltung
Sie können durch Auswahl einer bestimmten Option bestimmen, was mit den erzeugten Dokumenten geschehen soll.
- (1) Ausgabe aller Briefe (Drucker, Vorschau usw.)
Die Briefe ALLER Mitglieder kann in dem Vorschaufenster ausgegeben werden.
- (2) Wie (1) - nur Mitglieder ohne E-Mail-Adresse
Die Briefe derjenigen Mitglieder, bei denen keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, kann in dem Vorschaufenster ausgegeben werden.
- (3) Einzelbriefe erstellen und ins Dokumentenarchiv einstellen
Die Briefe werden in das Dokumentenarchiv des jeweiligen Mitglieds geschrieben.
- (4) Einzelbriefe für den E-Mail-Ausgang aufbereiten
Für Mitglieder, bei denen eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, werden die Briefe als PDF aufbereitet und im Ordner "emailausgang" gespeichert.
- (5) Einzelbrief aus dem email-ausgang versenden
Alle Briefe, die sich im Ordner "emailausgang" befinden, werden versendet.
- (6) Alle aufbereiteten Dokumente im E-Mail-Ausgang löschen
Es können alles aufbereiteten Briefe im Ordner "mailausgang" gelöscht werden.
E-Mail-Historie
- E-Mail-Historieneintrag anlegen
Es kann bestimmt werden, ob der Versand dieser E-Mail beim Mitglied auf Registerkarte „7“ protokolliert werden soll.
- Anlagen im Dokumentenarchiv speichern
Es wird das gewünschte Formular als PDF-Datei aufbereitet und versandt.
Durch diese Option kann der Anwender bestimmen, ob die versandte PDF-Datei im Dokumentenarchiv des jeweiligen Mitglieds gespeichert werden soll.
Zusatzangaben
- Brieftitel für den Dateinamen
Für (3) und (4) kann der Dateiname-Prefix vorgegeben werden.
- E-Mail-Vorlage
Hier kann eine gewünschte E-Mail-Vorlage ausgewählt werden.
- E-Mail-Server
Durch Klick auf "Einstellungen" öffnet sich ein Fenster, in dem Parameter für den E-Mail-Versand eingegeben werden können.
Ohne diese Einstellungen ist kein E-Mail-Versand möglich.
