Mit dieser Funktion können Mitgliederdatensätze aus SPG-Verein in andere Programme (z. B. Textverarbeitung Word oder Excel, via CSV-Format) exportiert werden. Somit besteht z. B. die Möglichkeit, in der Textverarbeitung diese Daten als sog. Datenquelle weiter zu bearbeiten und z. B. für eine Serienbrief-Aktion zu nutzen. Eine weitere Exportmöglichkeit wird auch für Microsoft Outlook Express angeboten. Die Feldauswahl ist bereits mit OutlookStandardfeldern vorbelegt, die aber änderbar sind.
Im unteren Bereich der Maske ist unter 'Eingabe' zwischen dem Gesamtbestand oder einem selektiert/sortiert-Bestand zu wählen. Als zusätzliche 'Option' haben Sie die Wahl, auch ausgetretene Mitglieder mit einzubeziehen.
Im oberen Bereich 'Format' der Maske befinden sich mehrere Listenfelder, die durch Anklicken des Pfeiles aufzuklappen sind. Zunächst ist die 'Vorlage' auszuwählen.
Sie haben auch die Möglichkeit, eine neue Vorlage zu erzeugen. Gehen Sie bitte folgendermassen vor:
Neue Vorlage:
- Klick auf "Neue Vorlage".
- einen Namen für die neue Vorlage eingeben
- in den Kombi-Felder "Dateiendung" etc. die gewünschten Einstellungen vornehmen.
- die Neu-Eingabe mit einem Klick auf "Vorlage speichern" abschliessen und speichern.
Vorlage Ändern:
Ähnlich verhält es sich beim 'Ändern'. Nach Auswahl der zu ändernden Vorlage und Vorgabe der Modifizierungen ist der Button
'Vorlage speichern' anzuklicken, um dies abzuspeichern.
Bei 'Löschen' wird die ausgewählte 'Vorlage' gelöscht. Zuvor erfolgt noch eine entsprechende Sicherheitsabfrage.
Die Bedeutung der Felder im Einzelnen:
Vorlage
Auswahl einer Vorlage für den Export.
Dateiendung
Auswahl der Dateiendung für die Ausgabe-Datei, in der die exportierten Daten aufgenommen werden.
Feldseparator
Auswahl der Abgrenzung für die Felder.
Feldeinrahmung
Vorgabe, ob und wie die Felder eingerahmt werden sollen.
Exporttyp
Auswahl ob sprechende Bezeichnung gewählt werden sollen z.B. Fußball oder importierbare z.B. fu.
Feldnamen
Für Serienbriefe in einer Textverarbeitung ist die Aktivierung dieses Kästchens unabdingbar, da sonst die Feldnamen aus der vorgenommenen 'Feldauswahl' als Seriendruckfeld nicht zur Verfügung stehen.
ExportTyp
sprechend
Folgender Screenshot zeigt eine mit dieser Option generierte CSV-Datei in Excel.
Es werden z.B. die Abteilungsbezeichnungen „Handball“/“Turnen“ ausgegeben.
Ein Import dieser CSV-Datei kann nur mit erheblichem Aufwand durchgeführt werden.
importierbar
Dieser Screenshot zeigt eine mit dieser Option generierte CSV-Datei in Excel.
Es kann diese Datei in Excel bearbeitet werden und ohne große Änderungen wieder importiert werden.
Es sollte auf die Hinweise bei Import-Funktion geachtet werden.
Eingabe
Als Mitgliedermenge kann der Gesamtbestand oder eine vorhandene Selektion gewählt werden.
Optionen
Es kann bestimmt werden, ob ausgetretene bzw. Externe Mitglieder beim Export berücksichtigt werden sollen.
Feldauswahl
In der rechten Liste stehen diejenigen Felder, die automatisch für den Export ausgewählt wurden. Sie haben die Möglichkeit über die verschiedenen Buttons Felder hinzuzufügen bzw. aus der Auswahl zu entfernen.
Nach einem Klick auf "Export durchführen" werden Sie aufgefordert, dasjenige Verzeichnis zu wählen, in dem die Exportdatei gespeichert werden soll. Der vorgeschlagene Dateiname kann ebenfalls manuell geändert werden.
