Mitglieder-Termine exportieren (.ics)
Über den Menüpunkt ist es möglich, bestimmte Datumswerte als ".ics"-Datei zu speichern.
Die Endung ".ics" der Exportdateien steht für "Internet Calendar Scheduling" (Internet Kalenderplanung).
Diese Termin-Datei kann in diverse Anwendungen importiert werden; dadurch werden die enthaltenen Termine im Kalender dieser Anwendung angezeigt.
Als Beispiel dient Outlook 365; weiter unten sind Screenshots aufgelistet, wie die unterschiedlichen Termine (Geburtstag, Jubiläen(Eintritt), Ehrungen) im Outlook-Kalender dargestellt werden.
Für diese Dokumentation wurden einzelne Mitglieder des Test-Mandanten TST genutzt.
Beim Aufruf dieser Programmfunktionen öffnet sich folgendes Fenster:
Datenbestand
Es können entweder die Termine aller Mitglieder oder nur derjenigen Mitglieder, die in einer Selektion gespeichert sind, exportiert werden.
Optionen
Es kann bestimmt werden, ob Termine auch für ausgetretene bzw. externe Mitglieder ausgegeben werden sollen.
Zeitraum
Es kann bestimmt werden, aus welchen Jahren die Termine exportiert werden sollen.
Vorgaben
Es können natürlich auch mehrere dieser Termin-Typen gleichzeitig exportiert und dann nach Outlook importiert werden.
- Geburtsdatum
. Alter berücksichtigen ab:
Nur Mitglieder, die älter als dieses Alter sind, werden berücksichtigt
. nur Sprünge
Es werden nur Mitglieder berücksichtigt, die ein bestimmtes Alter haben.
- Jubiläen (Eintritt)
Mitgliedschaft berücksichtigen ab:
Es werden nur Mitglieder berücksichtigt, die länger als eine bestimme Anzahl Jahre Mitglied im Verein sind.
Wie schon bei "Geburtsdatum" können Jubiläen auf sog. "Sprünge" reduziert werden.
- Ehrungen
Wenn bei Mitgliedern auf der 3.Registerkarte Ehrungen mit Datum hinterlegt sind, werden diese Ehrungs-Daten ausgegeben.
Nach einem Klick auf "OK" wird als Zielverzeichnis das aktuelle Mandantenverzeichnis vorgeschlagen.
Diese Exportdatei wird dort unter dem Namen "SPG-Verein-Mitgliedertermine.ics" gespeichert.
Import der Termine nach Outlook 365
folgende Schritte werden für einen Import durchgeführt:
- Menüleiste: "Datei" auswählen.
- "Öffnen und Exportieren" auswählen
- "Importieren/Exportieren" auswählen
- "iCalendar. (ICS) oder .... importieren" auswählen.
- im Folgefenster dann die gerade exportierte Datei auswählen.
- Auswahl des gewünschten Kalenders, in den importiert werden soll.
Es kann hier entschieden werden, ob ein neuer Kalender erstellt werden soll oder ob die Termine in den EIGENEN Kalender des Anwenders importiert werden sollen.
Weiter Informationen zum Outlook-Kalender finden Sie in der Microsoft-Hilfe zu Outlook 365.
Es können auch für die unterschiedlichen Termine einzelne Kalender erzeugt und diesen einen aussagekräftigen Name zuweisen:
Nach erfolgreichem Import nach Outlook, werden die unterschiedlichen Termine wie folgt angezeigt:
Geburtstag
Jubiläen
Ehrungen
