Registerkarte 2: Abteilungen/Beiträge
Zahlungsart
Ein Klick auf den nach unten zeigenden Pfeil und die verschiedenen Zahlungsarten stehen zur Auswahl zur Verfügung.
' ' = leer (keine Beitragserhebung)
'b' = Barzahler
'r' = Rechnungszahler
's' = SEPA-Lastschrift
IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Bank Identifier Code)
Die neuen SEPA-Dateien (Basis XML (eXtended Markup Language) benötigen anstatt der Kontonummer/Bankleitzahl nur noch IBAN/BIC.
Die BIC wird allerdings für die Länder Schweiz/San Marino/Monaco benötigt.
Über den Button 
öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die IBAN aus der Kontonummer und Bankleitzahl ermitteln können.
Aufbau der IBAN (deutsche IBAN's)
Stellen
1-2 Länderkennung
3-4 Prüfziffer
5-12 Bankleitzahl
13-22 Kontonummer (ggf. mit führenden "0" auf 10 Stellen erweitert)
Kontoinhaber
Sofern der Kontoinhaber/Zahler nicht mit dem Mitgliedsnamen übereinstimmt, ist hier dessen Name vorzugeben (Nachname, Vorname).
SEPA-VerwZw(1) und SEPA-VerwZw(2)
Hier besteht die Möglichkeit, zwei spezielle Verwendungszwecke für den späteren Datenaustausch mit dem Kreditinstitut zu hinterlegen. Diese werden vorrangig gegenüber den Vorgaben im Rahmen der Beitragserhebung (SEPA-Datei erstellen) verwendet.
SEPA-Mandatsreferenz
Die Mandatsreferenz incl. Datum ermöglicht dem Zahlungsempfänger die eindeutige Identifizierung der Zahlung/Belastung. Die Mandatsreferenz kann frei gewählt werden, muß jedoch eindeutig sein. Sollte innerhalb von 36 Monaten kein Einzug erfolgen, verliert sie ihre Gültigkeit und muß neu eingeholt werden. Die Mandatsreferenz kann auch anhand der Mitgliedsnummer maschinell aufgebaut werden – siehe unter Einstellungen (Bestand).
SEPA-Ausführung
Alle SEPA-Lastschriften werden als Folgelastschift behandelt. Dieses Feld kann nicht manuell geändert werden.
Abteilungsnummer / Abteilungsbezeichnung
Die Abteilungsnummer, auch Sparte genannt, ist das wichtigste Kriterium innerhalb der beitragsbezogenen Mitgliederdaten. In einer Vielzahl von Auswertungen kann durch die Vorgabe der Abteilungsnummer eine Auswahl getroffen werden. Die Abteilungsnummer ist ein 3-stelliges, alphanumerisches Feld.
Um einem Mitglied eine neue Abteilung zuzuordnen müssen in der Zeile "hier klicken um neue Abteilung hinzuzufügen" die Abteilung ("ANR"), Beitragsart("Bart") und Zahlungsweise gewählt werden.
Um bei einer schon zugeordneten Abteilung die Daten zu ändern, ist bei der entsprechenden Abteilung das zu ändernde Feld anzuklicken und der gewünschte Eintrag auszuwählen.
Beispiele für Abteilungsnummer / Abteilungsbezeichnung:
fu = Fußball
ha = Handball
01 = Tanzen
02 = Leichtathletik
t1 = Tennis
k3 = Kegeln
Status
Für die Eingabe des Feldes 'Status' bestehen folgende Möglichkeiten:
’a' = a k t i v
‘p' = p a s s i v
Eintritt
Hierunter ist das Eintrittsdatum des Mitgliedes in diese Abteilung einzutragen. Der Leerwert ist ='00.00.0000'.
Dieser Eintrag hat nur dokumentarische Bedeutung und kann z.B. für Selektionen genutzt werden.
Beitragsart / Beitragsbezeichnung / Zahlungsweise / Beitrag
Durch diese Felder wird bestimmt, welchen Beitrag das Mitglied in welchem Rhythmus zu entrichten hat.
Die einzugebende 'Beitragsart' ist ein 3-stelliges, alphanumerisches Feld. Die in den Stammdaten bereits hinterlegten Beitragsarten / Beitragsbezeichnungen können durch Wahl aus dem Listenfeld bestimmt werden. Dort sind auch die Neuanlegung, Änderung und Löschung dieser Datenfelder möglich. Eine Beitragsart, die dem System nicht bekannt ist, wird nicht angenommen. Ggf. ist zuvor die Neuanlegung erforderlich.
Nach korrekter Eingabe erfolgt die Anzeige der in den Stammdaten hinterlegten Beitragsbezeichnung.
Durch Auswahl von "-" beim Kombifeld "Bart" kann die zugeordnet Beitragsart gelöscht werden.
Bei der Eingabe des Feldes 'Zahlungsweise' bestehen die folgenden Möglichkeiten:
'm' = monatlich
'v' = vierteljährlich
'h' = halbjährlich
'j' = jährlich (Standardwert)
‘s’ = Sondervereinbarung
Bei der Zahlungsart 's' kann durch Eintragen des Zahlungs-Rhythmus ( ‘m’, ‘v’ , ‘h’ oder ‘j’) in die entsprechende Monatsspalte abweichend
vom allgemeinen Beitragsabruf ein Zahlungsmonat festgelegt werden.
Beispiel
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2
s . v . . v . . v . . v .
Dieser Eintrag bedeutet, daß der Vierteljahresbeitrag in den Monaten Februar, Mai, August und November erhoben werden soll.
Bei ausgewählter Zahlungsweise 's' kann zur Vereinfachung mittels Doppelklick in das Feld 'Monatsleiste' eine Dialogbox geöffnet werden, anhand derer der entsprechende Rhythmus festzulegen ist. Eine manuelle Tastatureingabe für dieses Feld entfällt somit.
Bei einer korrekten Eingabe wird der Mitgliedsbeitrag am Bildschirm angezeigt.
Erhebung ab
Hier besteht die Möglichkeit, den Zeitpunkt zu bestimmen, ab dem die in den Mitgliederdaten festgelegten Mitgliedsbeiträge erstmalig erhoben werden sollen. Der Leerwert ist = '00.00.0000' wird nicht interpretiert.
Ist dieses Datum zum Zeitpunkt einer Beitragserhebung noch nicht erreicht, werden die Mitgliedsbeiträge dieses Mitglieds NOCH nicht eingezogen.
Ermäßigt bis
Nur gültige Kalenderdaten sind erlaubt. Der Leerwert ist = '00.00.0000'. Dieses Feld ist als Wiedervorlage gedacht.
Es gibt Situationen, in denen ein Mitglied bis zu einem bestimmten Termin einen ermäßigten Beitrag zu zahlen hat. Durch einen Selektionslauf können die Mitglieder herausgefiltert werden, bei denen das Datum überschritten ist.
Einmalbetrag 1/2
Ein hier verschlüsselter Betrag kann im Rahmen der Beitragserhebung angefordert werden. Die Einmalbeträge werden grundsätzlich unabhängig vom Austrittsdatum und vom Datum ‘Erhebung ab‘ eingezogen. Nach einer Anforderung wird das Feld gelöscht und steht erneut zur Verfügung.
Es ist die Vorgabe von 2 unabhängig voneinander bestehenden Beträge möglich.
Diese Felder könnten z. B. Verwendung finden bei
Ein-/Austritt eines Mitgliedes (siehe Beispiele)
Erhebung von Aufnahmegebühren
Erhebung von Sonderbeiträgen
Nachbelastungen, die sich aufgrund von Beitragsänderungen ergeben.
Bei Mahnungen finden die hier erfaßten Beträge erst nach der Beitragserhebung ihre Berücksichtigung.
Beispiele zum Einmalbetrag
1. Eintritt eines Mitgliedes
Ein Mitglied tritt dem Verein am 1.8.2015 bei. Der Beitrag beträgt im Vierteljahr EUR 30,-. Die nächste Beitragserhebung erfolgt im Monat Oktober für das 4. Quartal. Für den Zeitraum vom 1.8.2015 bis 30.9.2015 sind anteilig für 2 Monate EUR 20,- zu zahlen. Hier ist es sinnvoll, unter dem Feld 'Erhebung ab' den 1.10.2015 und unter 'Einmalbetrag' EUR 20,- einzutragen.
2. Austritt eines Mitgliedes
Ein Mitglied kündigt am 25.9.2015 zum 31.10.2015. Der Beitrag beträgt je Vierteljahr EUR 30,-. Die nächste Beitragserhebung erfolgt im Monat Oktober für das 4. Quartal. Für den Zeitraum vom 1.10.2015 - 31.10.2015 sind anteilig noch EUR 10,- zu zahlen. Hier ist es sinnvoll, das Feld 'Kündigung' mit dem 25.9.2015, das Feld 'Austritt' mit dem 31.10.2015 und das Feld 'Einmalbetrag' mit EUR 10,- zu belegen. Zusätzlich müssen die verschlüsselten Beitragsarten gelöscht werden, damit im Monat Oktober keine erneute Beitragserhebung durchgeführt wird.
Zusatzbetrag
Ein hier eingetragener Betrag kann im Rahmen der Beitragserhebung (siehe weitere Einzelheiten dort) angefordert werden. Im Gegensatz zum Feld 'Einmalbetrag' wird nach einer Anforderung dieses Feld nicht gelöscht.
Mahnkennzeichen
Individuelle Eingabemöglichkeit: 0 - 9
Das Mahnkennzeichen wird maschinell innerhalb der Funktion [Mahnlauf] um 1 erhöht, falls das Auswertungsergebnis positiv ist. Sollte das Mahnkennzeichen den Wert 9 erreichen, wird dieses Mitglied bei der nächsten Beitragserhebung nicht berücksichtigt. Das Mahnkennzeichen kann auch manuell eingegeben und verändert werden.
