Unter dieser Funktion können alle Zahlungen manuell gebucht werden, die aus der Beitragserhebung als offene Posten resultieren; weiterhin sind Bestandskorrekturen möglich. Für die erfassten Beträge erfolgt eine Verrechnung mit den entsprechenden Feldern aus den Mitgliedsdaten.
Die Erfassungsmaske unterteilt sich in die Bereiche
Nach Aufruf der Funktion [Zahlungen erfassen] erscheint die folgende Bildschirmmaske:
Zahlungen erfassen - Erfassung der Buchungen
Nur der Bereich Belegdaten ist manuell zu füllen. Die Bereiche Stamm- und Zahlungsdaten werden automatisch dazu gesteuert.
Als Ordnungskriterium ist die Mitglieds-Nr. vorzugeben. Daher steht der Cursor bei Aufruf der Maske in diesem Feld.
Tätigkeiten innerhalb der Erfassung
Mitgliedskonto
Mit "Mitgliedskonto" können Sie die einzelnen Zahlungen des Mitglieds aufrufen.
Suchen
Mit "Suchen" können Sie anhand eines seperaten Fensters mit Suchfunktion, Mitglieder für die Erfassung auswählen.
Beenden
Hierüber erfolgt die Beendigung der Erfassung.
Erläuterung der Erfassungsmaske
Mitglieds-Nr.
Durch Klick auf "..." kann ein anderes Mitglied aus dem aktuellen Bestand ausgewählt werden.
Nach erfolgter Eingabe der Mitgliedsnummer erscheinen im rechten Bildschirmbereich zur Kontrolle die persönlichen Daten des Mitglieds und darunter Angaben über
• Vortrag Vorjahr
• Sollstellungsbeträge
• gezahlte Beträge
• Kontensaldo
• Mahnkennzeichen
• Spenden
Buchungsschlüssel
Durch die Vorgabe eines Buchungsschlüssels wird das Feld bestimmt, welches innerhalb der Mitgliederdaten zur Verrechnung herangezogen werden soll. Die Auswahl kann einfach mittels Drop-Down-Menü getroffen werden:
1 = Sollstellungsbeträge (dem Mitglied wird ein bestimmter Betrag als Sollstellung zugeordnet.)
2 = gezahlte Beträge (dem Mitglied wird ein bestimmter Betrag als Guthaben zugeordnet.)
3 = Spenden (dem Mitglied wird ein bestimmter Betrag als Spende zugeordnet.)
4 = Vortrag Vorjahr (der Saldenfeld "Vortrag Vorjahr" kann geändert)
5 = Gebühren (hier können z.B. Rücklastschrift-Gebühren gebucht werden).
6 = Wenn mit BS=5 angefallene Gebühren bezahlt werden, sind diese mit BS=6 zu buchen.
Mit diesen beiden Buchungsschlüsseln 5 und 6 ist es möglich, Rücklastschriftgebühren separat zu buchen, damit diese nicht in den Zuwendungsbescheinigungen mit aufgelistet werden.
Betrag
Der Betrag kann auch als Soll-Betrag vorgegeben werden. Dies wird durch ein Minus-Zeichen (-) entweder vor oder nach der Betragseingabe erreicht.
Beleg-Nr.
Das Feld ist frei wählbar; wahlweise können auch die 
Schaltflächen hinter dem Eingabefeld mittels Maus oder Tastatur bedient werden.
Beleg-Datum
Das Datum kann in der Form TT.MM.JJ eingegeben werden. Es dient zur korrekten chronologischen Einordnung innerhalb der Umsatzdaten des Mitgliedskontos.
Zur vereinfachten Eingabe ist am Ende der Eingabezeile ein Push-Button eingefügt, der einen grafischen Kalender öffnet. Anhand diesem kann das gewünschte Datum – beispielsweise per Doppelklick – ausgewählt werden.
Text
Das Feld ist frei definierbar. Eine Eingabe ist hier vorgeschrieben.
Gegenkonto
Das Feld ist frei wählbar. Je Gegenkonto erfolgt eine Summierung in der Zahlungsliste.
Für die nächste Buchung bleiben die meissten, zuletzt getätigten Vorgaben in der Bildschirmmaske als "Vorbelegung" erhalten.
Buchen
Über diesen Button wird die Buchung endgültig ausgeführt und es erfolgt eine Veränderung der Mitgliederdaten und Anzeige des Ergebnisses direkt am Bildschirm (Bereich Zahlungsdaten). Falls durch die Zahlung ein vorhandener Rückstand ausgeglichen wurde, wird die Löschung des Mahnkennzeichens vorgenommen.
Durchführen einer Stornobuchung
Wenn Sie im Bereich Zahlungsdaten auf die zu stornierende Zahlung DOPPEL-Klicken, werden o.g. Felder mit den entsprechenden Daten gefüllt.
Im Feld "Text" wird "Storno" eingeblendet.
