Registerkarte 6: Dokumentenarchiv
Dokumentenarchiv
Das Dokumentenarchiv ermöglicht dem Anwender den mitgliedsbezogenen Import und die Verwaltung von Dokumenten. So ist es jetzt ohne Umwege möglich, z. B. Scans von Urkunden, Legitimationsnachweisen oder etwa erreichte Trainerzertifikate an einer Stelle für alle Anwender digital zusammenzufassen.
Nachdem das gesuchte Mitglied im Pflegedialog aufgerufen wurde, kann das gewünschte Dokument über die Schaltfläche Import in Dateiform hinzugefügt werden. Dazu wird ein neues Dialogfenster - ein Standard-Explorerfenster - eingeblendet, in dem in der von Windows bekannten Art und Weise zu dem Verzeichnis navigiert werden kann, das die gewünschte Datei enthält. Per Doppelklick mit der linken Maustaste erfolgt die Zuordnung, die anschließend in der Übersicht angezeigt wird.
Sobald eine Datei via Import hinzugefügt wurde, stehen die Verwaltungsoptionen ‚Umbenennen’, ‚Löschen’ und ‚Anzeigen’ zur Verfügung. Zur Definition ist lediglich das gewünschte Dokument einmal mit der linken Maustaste anzuklicken; anschließend kann dann die gewünschte Schaltfläche betätigt werden.
· Umbenennen bewirkt eine tatsächliche Umbenennung der Datei und damit auch des angezeigten Namens.
· Anzeigen bewirkt die Öffnung der Datei mit der standardmäßig in Windows verknüpften Anwendung. Für PDF-Dateien wird standardmäßig der interne PDF-Viewer verwendet. Das können Sie unter "Einstellungen" > "Generell" ändern.
· Löschen sorgt für die Entfernung der Datei und der Anzeige in der Übersicht.
Es ist zu beachten, dass immer nur ein Dokument, nicht mehrere Dateien auf einmal selektier- und hinzufügbar sind.
Was passiert dabei technisch im Hintergrund?
Im Mandantenverzeichnis wurden bisher z.B. durch den Benutzer geladene Bilder abgelegt. (…\tst\bilder). An der gleichen Stelle kommt nun das Verzeichnis ‚archiv’ (…\tst\archiv) als Strukturierungsverzeichnis hinzu. Sollten jetzt zu einem Mitglied Dokumente abgelegt werden, wird in dem Verzeichnis ‚archiv’ ein weiteres Unterverzeichnis mit der jeweiligen Mitgliedsnummer als Verzeichnisname angelegt. Die vom Anwender ausgewählte Datei wird dann systemseitig in dieses neu angelegte Verzeichnis kopiert. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Originale stets an ihrem Ursprungsort verfügbar bleiben.
E-Mail schreiben
mit dieser Funktion können Sie an das ausgewählte Mitglied eine E-Mail schreiben, wenn eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Des weiteren können Sie auch Dokumente aus dem Dokumentenarchiv per E-Mail versenden. Wählen Sie dafür einfach ein Dokument mit der linken Maustaste aus und klicken dann oben in der Button-Leiste auf "E-Mail schreiben"
Das Dokument erscheint dann unter "Anlage/n".
