Import von Dokumenten

Bis jetzt habe ich die Mitgliederkorrespondenz in einer Ordnerstruktur auf einem Rechner gehalten.
Das Importieren von Worddokumenten (*.docx) und auch Emails (*.msg) gelingt mühelos und die Anzeige der zugeordneten Dokumenten bei dem Mitglied funktioniert auch.
Die Zuordnung von PDF erstellt mit PDF-Creator gelingt auch, werden jedoch nicht angezeigt.
Im Original-Ordner können sie jedoch durch Doppelclick mühelos aufgerufen werden.

Was ist der Fehler?

Zusatzfrage:
Ist es ein echter Import, d.h. ich könnte das Original in der alten Ordnerstruktur löschen, oder ist es nur ein link zum alten Speicherort?

Hat jemand bitte einen Rat?
Einen adventlichen Gruß aus der Kaiserstadt,
tia2

Hallo tia2,

laut Handbuch S. 79 ff. bedeutet dieses Dokumentenarchiv nur, dass Sie von SPG-Verein auf diese Dokumente zugreifen können. Das Programm bildet keinen neuen Ordner bzw. das Dokument wird nicht im Programm gespeichert. Hier ist nur eine Möglichkeit geschaffen, die suche nach dem Schriftwechsel etc. für das betreffende Mitglied schneller aufzufinden.
Bei mir werden alle Dateien angezeigt bzw. sichtbargemacht, wenn sie im Dokumentenarchiv importiert sind auch "pdf-Dateien".

Der Original-Ordner darf nicht gelöscht werden.

MfG
Gunter Eberding

Hallo Ihr,

folgendes passiert, wenn man Dokumente in's Dokumentenarchiv importiert (Bsp.-Mandant TST) :

- es wird im Ordner "TST">"Archiv" ein Ordner angelegt mit Name = Mitgliedsnummer (10-stellig)
- in diesen Ordner werden die gewählten Dokumente KOPIERT
(die Original-Datei bleibt erhalten !)

Wenn das akt. Mitglied gelöscht wird, dann wird auch dessen Dokumentenverzeichnis gelöscht.
Wenn das akt. Mitglied eine andere Mitgliedsnummer bekommt, dann wird auch das Verzeichnis umbenannt.

Gruß Manni

Die Antwort von M. Eberding steht im Widerspruch zum Beitrag von "Manni"

Vielen Dank für die Erläuterung.
Auch bei mir habe ich die Ordnerstruktur im Archiv gefunden. Bei einem Mitglied fand ich dort die PDF, die MSG und auch eine JPG mit jeweils dem Original entsprechenden Dateigrößen. Ich kann alles mühelos anzeigen in SPG, ausgenommen PDF, wie geschildert. Lösche ich beispielsweis JPG im Originalordner. Schließe diesen, schließe SPG, rufe SPG erneut auf, kann ich das JPG mühelos in SPG anzeigen.
Ist für mich der Beweis, daß es eine Kopie ist und nicht nur ein Link.

Das Problem PDF ist jetzt gelöst. Zugeordnet war dem PDF als Standardprogramm der Adobe Reader. Die Dokumente wurden aber mit PDF Creator erstellt. Offensichtlich eine Unverträglichkeit.
Die Installation von PDF-XCange Viewer und die Zuordnung als Standardprogramm löste das Problem.

In diesem Zusammenhang (importieren und löschen der Originalordnerstruktur) tritt ein Fehler bei der Datensicherung auf, siehe Datei im Anhang.

G.Eberding schrieb: Hallo tia2,

laut Handbuch S. 79 ff. bedeutet dieses Dokumentenarchiv nur, dass Sie von SPG-Verein auf diese Dokumente zugreifen können. Das Programm bildet keinen neuen Ordner bzw. das Dokument wird nicht im Programm gespeichert. Hier ist nur eine Möglichkeit geschaffen, die suche nach dem Schriftwechsel etc. für das betreffende Mitglied schneller aufzufinden.
Bei mir werden alle Dateien angezeigt bzw. sichtbargemacht, wenn sie im Dokumentenarchiv importiert sind auch "pdf-Dateien".

Der Original-Ordner darf nicht gelöscht werden.

Nach meinem Verständnis des Textes im Handbuch find ich nicht die Anweisung, die Original-Ordner dürften nicht gelöscht werden. Es findet sich der Hinweis, daß die Original-Daten unverändert bleiben. Kann ja auch einen Sinn geben im Sinne von möglichst unveränderter Quellen-Sicherung.

tia2

Hallo tia2,

Manni hat mit seinen Ausführungen Recht. Die Dokumente sind nun 2x auf der Festplatte.
Es muss jeder für sich entscheiden, ob er die Originale löscht und sich nur auf die Kopien im Archiv des Mandanten verlässt. Bei der Sicherung sollten dann grundsätzlich als "*.zip-Datei" mit Mandantenkennzeichen gesichert werden.
Es wäre von Interesse, ob zu der Pdf-Datei noch "Steuerdateien" gehören.

Einen Anhang habe ich nicht gefunden.

MfG
Gunter Eberding
P.S. Danke an Manni für die ausführliche Erklärung.

G.Eberding schrieb: Hallo tia2,
Es wäre von Interesse, ob zu der Pdf-Datei noch "Steuerdateien" gehören.

Einen Anhang habe ich nicht gefunden.

Das PDF Thema habe ich geklärt. Siehe oben.
Hinsichtlich der Datensicherung hatte ich ein neues Thema eröffnet. Dort habe ich die Fehlermeldung abgeschrieben. Das senden einen Bilddatei (JPG) ist mir hier nicht gelungen.

Freundlicher Gruß
Wolfram Hüttemann (tia2)