Wie Datensätze zwischen Beständen austauschen?

Wir haben in unserer Mitgliederdatenbank eine große Anzahl von ausgetretenen Mitgliedern, die ich gern in eine Ehemaligen-Datenbank überführen möchte. Grund: an einige ehemalige Mitglieder hat der Verein noch Forderungen und ich benötige dafür rechtssichere Unterlagen. Der Austausch mit Hilfe der Export/Import-Funktion ist schwierig und bislang nicht gelungen (manuelle Zuordnung der Variablen ist mir zu langwierig und zu fummelig!).
Gibt es keine einfachere Lösung, Daten von einem Bestand in einen anderen Bestand zu überführen? Dieses wäre auch interessant, wenn man aus organisatorischen Gründen mit mehreren Beständen (Mandanten) arbeiten will, unter denen Mitglieder gelegentlich ausgetauscht werden. Ich denke an eine fest vorgegebene Export/Import-Tabelle eines oder mehrerer kompletter Datensätze mit allen Feldern des Datensatzes, also ggf. auch leerer Datenfelder. Quasi eine komplette Standard-Tabelle, z. B. für Ex-/und Import, die innerhalb der Ex- und Importfunktionen per Häkchen vorgegeben werden kann und keine weiteren Einstellungen erfordert.
Bin für jeden Tipp dankbar..

Hallo Uwe,
um korrekt helfen zu können, fehlt mir die Angabe der Version, mit der Sie SPG-Verein betrieben, da ich immer die neueste Version nutze, können Hilfen ins Leere gehen. Zur Zeit ist die Version 3.1.3 auf dem neuesten Stand.
Ihren Datenbestand sollten Sie auch etwas genauer erklären. Wo sind die ausgetretenen Mitglieder z.Zt.??
Haben Sie beim Jahreswechsel die ausgetretenen Mitglieder, die noch Rückstände haben, nicht gelöscht bzw. die ausgetretenen Mitglieder mit Saldo "Null" gelöscht??
Für diesen Fall selektieren Sie die ausgetretenen Mitglieder,bei diesen selektierten Bestand ändern Sie die Mitgliedsnummer, Stück für Stück. Die neue Mitgliedsnummer kann zehn Stellen haben, wobei die Jahreszahl integriert werden kann.
Ein Import ist aber immedr vorzuziehen, damit Jahr für Jahr diese Mitglieder zu geführt werden können. Sie müssen nur wissen, welche Daten wollen Sie übernehmen.
Ohne diese Überlegungen ist schlecht einen Rat zu geben.

Erstmal brainstorming, danach habe ich eventuell eine Hilfe.

MfG
Gunter Eberding

Hallo Gunter,
danke für ihre Antwort.
Wir arbeiten derzeit mit der Version 3.1.0 auf einem Server und 3 Workstations (Ich weiß, Update fällig, aber andererseits - never change a running system). Gesamtbestand: ca. 3000 Datensätze, aktive Mitglieder: ca. 1770, ausgetretene Mitglieder: ca. 1230.
Die ausgetretenen Mitglieder befinden sich im normalen Datenbestand, da wir seit mehreren Jahren keinen Jahresabschluss gemacht haben. Die Ursache liegt in erster Linie darin, dass mein Vorgänger in der Mitgliederverwaltung, sagen wir, etwas "unkonventionell" verfahren ist. Um Rückblick über die Zahlungen und Außenstände der Vorjahre zu behalten, wurde kein Jahresabschluss gemacht.
Ich habe dieses beibehalten, um Altbestände aufarbeiten zu können. Teilweise müssen wir bis zu 3 Jahre rückwirkend Beiträge nachverlangen und ggf. den Rechtsweg beschreiten. Dafür brauchen wir als Nachweis die Originaldaten. Bei einem Jahresabschluss erfolgt ja eine Aufrechnung und der Eintrag einer Jahressumme, die aber keinen Rückschluss mehr auf die (bei uns vierteljährlich) erfassten Buchungen zulässt.
Ich suche eine Möglichkeit, Buchungen weiter als über das laufende Jahr zurück zu verfolgen und die Möglichkeit, ausgetretene Mitglieder in einer Ehemaligen-Datenbank noch so lange zu speichern, bis eine endgültige Abrechnung der Beiträge erfolgt ist.
Es mag sein, dass ich mich da in etwas verrannt habe, dass das Programm nicht zulässt und wofür es nicht vorgesehen ist, bzw. dass es andere Möglichkeiten gibt, um mein Ziel zu erreichen, mir fällt dazu aber keine andere Lösung ein.
Der Versuch, die selektierten ausgetretenen Mitglieder zu exportieren und dann in einen neu angelegten Bestand zu importieren, erwies sich als zu problematisch und arbeitsintensiv, da sämtliche Datenfelder manuell zugeordnet werden müssen. Dabei habe ich festgestellt, dass die Zuordnung sehr schwierig durchzuführen ist (hohe Fehlerquote). Es wäre aber doch (zumindest für den Programmierer) relativ leicht, beim Export eine Zuordnungstabelle "beizufügen" und diese für den Import als Standard-Option wählbar zu machen. Das manuelle Zuordnen dutzender Datenfelder wäre dann überflüssig und Zuordnungsfehler ausgeschlossen.
So hätte man dann bereits die Mitgliederdaten übertragen. Bliebe dann noch die Übertragung der Buchungsdaten, die vermutlich beim EX-/Import nicht mit übertragen werden? Wird eigentlich der Inhalt der Notizfelder beim EX-/Import mit übertragen?
Super wäre eine Funktion "übertrage Daten des Datensatzes 12345 - 12355 von Bestand ABC zu Bestand DEF", was natürlich bedeutet, dass es zuerst eine Funktion "übertrage Konfiguration von Bestand ABC zu Bestand DEF" (leerer identischer Bestand) geben müsste.
Zusätzlich wünsche ich mir eine Möglichkeit, selbst nach Durchführung eines Jahresabschlusses die Buchungen der letzten 3 Jahre noch einmal einzusehen (gesetzlicher Zeitraum, um Beiträge nachfordern zu können).
Ich weiß, starker Tobak, wie wir in Norddeutschland sagen, aber vielleicht gibt es ja eine Lösung für mein Problem.
Mit Grüßen von der Waterkant
Uwe

Hallo Uwe,

da ich gleich andere Dinge erledigen muss, werde ich etwas später antworten.
In diesem Fall finde ich es besser, die Dinge in einem Telefonat zu regeln, damit nicht dauern hin und her geschrieben werden muss.
Meine Mailanschrift steht immer unter meinen Einträgen, bitte keine Handynummer.
Diesen Weg schlage ich immer ein, wenn es etwas komplexer wird und Missverständnisse vermieden werden sollen.

Bis bald

MfG
Gunter Eberding

Hallo Uwe,

normal hat man jetzt mit der Im- und Export-Funktion schon sehr gute Möglichkeiten einen Bestand in einen anderen zu überführen.

Allerdings gibt es in SPG-Verein noch keine Funktion wie in SPG-Fibu, mit der ein Bestand 1 zu 1 in ein neues Vereinskennzeichen kopiert werden kann.

Hier gibt es unter Umständen aber einen anderen Lösungsweg, den ich früher schon häufiger genutzt habe. Dieser setzt aber voraus, dass das Vereinskennzeichen nicht rein numerisch ist oder aber aus einer unverwechselbaren Zeichenfolge besteht.

Beipiel Vereinskennzeichen TST soll nach ZZZ überführt werden:
- Ich nutze dazu die Datensicherung "Stammdaten sichern".
- Es wird die Sicherungsdatei TSTsista.dat angelegt.
- Diese Datei mit einem Editor öffnen. (Bei großen Dateien darauf achten, dass der Editor diese auch managen kann)
- Das Vereinskennzeichen in der Datei ist in Großbuchstaben gespeichert.
- Nun durch "suchen und ersetzen" das alte Kennzeichen TST durch ZZZ an allen Stellen ersetzen (wichtig Groß-schreibung beachten)
- Anschließend die Datei speichern.
- Jetzt noch den Dateinamen umbenennen von TSTsista.dat in ZZZsista.dat
- Nun ein neues Vereinskennzeichen ZZZ im SPG-Verein anlegen.
- Datensicherung über "Stammdaten einlesen" in den neuen Bestand einlesen.

Damit hat man den Bestand dann 1 zu 1 dupliziert, mit allen Buchungen und Notizen etc..

Viele Grüße
Dirk von Rönne

Hallo Uwe,
die Nachricht von Herrn v. Roenne ist o. K. Es löst aber nicht Ihr Gesamtproblem, denn Sie haben jetzt zwei gleiche Bestände.
Die Beschreibung von Herrn v. Roenne können Sie noch unter „SPG-Direkt für Sie-Videotutorials-SPG-Verein, Mandantenkürzel ändern“ nachvollziehen. Ich habe mir hier eine kleine Verbesserung angewöhnt, denn ich will ja die neue XXXsista.dat für ein neues Mandantenkennzeichen nutzen. Das Mandantenkennzeichen habe ich vorher angelegt, so dass ich nach Änderung der alten XXXsista.dat gleich auf „Speichern unter“ gehe, damit diese XXXsista.dat sofort im richtigen Verzeichnis steht.
Für die nachfolgenden Tipps gilt grundsätzlich : vor jedem Schritt eine Sicherung zu machen. Ich halte dies zwar für selbstverständlich, daher vergesse ich oft diesen Hinweis.
Jetzt brauchen Sie diesen neuen Bestand nur noch zu bereinigen, denn Sie wollen nur die ausgetretenen Mitglieder führen. Selektieren Sie den Bestand nach „nicht ausgetretene Mitglieder“, im Auswahlfeld geben Sie das früheste Austrittsdatum als „von“ ein „bis“ sollte der 31.12.2012 sein, wenn das Geschäftsjahr 01.01-31.12. j.J. geht. Wichtig ist das „a“ in der letzten Spalte; d.h. die ausgetretenen Mitglieder werden bei der Selektion ausgeschlossen (Bild 1). Zur Kontrolle können Sie noch eine Selektion der ausgetretenen Mitglieder machen, hierbei lassen Sie das „a“ weg.
Nun brauchen Sie nur noch die „laufenden Mitglieder“ durch eine Massenänderung zu löschen.
Wollen Sie in diesem Bestand alle Mitglieder, die ausgetreten sind führen, dann war es das. Wollen Sie nur die ausgetretenen Mitglieder, die Beitragsrückstände haben führen, so würde ich zu einem Jahreswechsel raten, der nur die Rückständler belässt (Bild 3). Der verbleibende Bestand sollte jetzt nur noch Rückstände beinhalten, Überprüfung durch eine Saldenliste.
Den Hauptbestand würde ich durch einen Jahreswechsel bereinigen, Sie wollen nur die Mitglieder führen, die keine Rückstände haben (Bild 5). In den folge Jahren gilt Bild 3. Es bleiben nur die laufenden Rückstände, die dann per „export-import“ in den anderen Bestand übertragen werden können ( einfachste Variante).
Das ist jede Menge Info, da ich heute etwas mehr Zeit hatte. Mein Angebot bleibt aber bestehen, denn aus Ihrem Eintrag vom 04.03.2013 ersehe ich, dass Sie den Bestand noch nicht lange führen.

Viel Erfolg und Spaß

MfG
Gunter Eberding

Hallo Gunter, Hallo Dirk,
ich danke euch sehr für eure ausführlichen Antworten. Ich habe mir schon gedacht, dass es schwierig wird, meine Vorstellungen umzusetzen. Den von Dirk beschriebenen Weg habe ich auch schon beschritten. Durch Veränderung des Vereinskennzeichens kann ich natürlich zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Ehemaligen-Datei erzeugen. Ich könnte dann im Original-Bestand einen Jahresabschluss ausführen und damit die "Altkunden" aus der aktuellen Datei entfernen. Ich müsste das aber jedes Jahr machen und die Ehemaligen-Dateien der jeweils letzten drei Jahre archivieren, um die Buchungen der Vorjahre gerichtsfest nachweisen zu können.
Wenn unsere Datenbank erst einmal richtig bereinigt ist, ein vielleicht machbarer Weg, da sich die Datenmengen später in Grenzen halten. Insgesamt aber nicht die Lösung, die mir vorschwebt.
Mir ist aber auch klar, dass die Umsetzung meiner Vorstellungen eine umfassende Umprogrammierung und Erweiterung des Programms voraussetzen würde. Das würde Kosten verursachen, die am Ende jemand tragen muss. Aber vielleicht gibt es ja noch andere Nutzer des Programms, die ähnliche Wünsche und Probleme haben, wie ich, so dass sich Änderungen nach und nach einpflegen lassen. Ich werde erst einmal Ihre Tipps umsetzen und sehen, wie weit ich meinem Ziel damit näher komme.
Mit besten Grüßen
Uwe

Hallo Uwe,

Sie haben für Ihr Problem Tipps von zwei Personen erhalten, die die SPG-Produkte seit über zwanzig Jahre kennen. Ich habe in dieser Zeit keinen Verein, es sei denn einen Wirtschaftsverein, kennengelernt, der solche Probleme mit ausgetretenen Mitgliedern, welche Beiträge schuldig geblieben sind, hatte.
Auch im Beraterforum habe ich seitdem es besteht keinen Wunsch in dieser Art vernommen. Es mag ja viel in der Programmierung möglich sein, doch hierfür sehe ich keinen mehrheitlichen Raum.
Wie heisst es aber so schön, die Hoffnung stirbt zu letzt.
Für diese Fälle bietet sich eine Mandantenbuchhaltung an, die gleich ein gerichtsfähiges Mahnverfahren hat bzw. wie schon beschrieben im zweiten Mandantenbereich die Mitgliedskontobewegungen als "JPG-Datei" Im Stammsatz hinterlegen.
Nun reicht es aber mit den Vorschlägen.

Weiterhin viel Erfolg und Spaß

MfG
Gunter Eberding.