(1) Beitragserhebung durchführen
Durch die Beitragserhebung werden die unter den Mitgliederstammdaten hinterlegten Beiträge, Sonder- und Einmalzahlungen zahlbar (fällig) gestellt.
Aus der Erhebung ergibt sich bei den nachstehenden Feldern eine Veränderung:
- gezahlte Beträge
- Sollstellungsbeträge
- Mahnkennzeichen
- Datum letzte Zahlung
- Datum letzte Sollstellung
- Einmalbetrag
- Saldo (Mitgliedskonto)
Nach Aufruf der Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Es gibt mehrere, in Gruppen eingeteilte, Einstellungen für die Beitragserhebung:
Variante
Mit der Variante 'Testlauf' kann eine Simulation der Beitragserhebung erfolgen. Dabei findet keine Bestandsveränderung statt.
Ein Testlauf kann mehrmals, ggf. mit anderen Einstellungen durchgeführt werden.
Nach Durchführung des 'Originallaufes' (diverse Felder im Stammsatz werden verändert) ist die Beitragserhebung nur noch durch Einlesen der letzten Datensicherung vor der Erhebung rückgängig zu machen.
Es sollte deshalb auf jeden Fall vor einem Originallauf eine Datensicherung durchgeführt werden.
Auswahl
Sie haben die Möglichkeit, die zu erhebenden Beiträge einzugrenzen:
- Gesamtbestand
Es werden von allen Mitgliedern die Beiträge, Sonderbeträge u.s.w. eingezogen.
- bestimmte Abteilung
Es wird von den Mitgliedern nur der Beitrag für die gewählte Abteilung eingezogen.
- gespeicherte Selektion
Es wird nur von denjenigen Mitglieder der Beitrag eingezogen, die in der gewählten Selektion gespeichert sind.
Optionen
- Vorauszahlung verrechnen
Mit dieser Option können Sie bestimmen, ob ein evtl. vorhandes Guthaben (Kontosaldo) für die zu zahlenden Beträge angerechnet werden soll. Dadurch verringert sich der zu zahlende Betrag und der Kontosaldo wird im diesen Betrag verringert.
- Rückstand erheben/anfordern
Hierdurch bestimmen Sie, ob zusätzlich zu den aktuellen Beiträgen auch ein evtl. Rückstand (Kontosaldo) eingezogen werden soll.
Zahlungstermin
Bei den einzelnen Mitglieder sind auf der 2. Registerkarte diejenigen Abteilungen zugeordnet, in denen das Mitglied am Vereinsgeschehen teilnimmt.
U.a. ist bei dieser Abteilungszugehörigkeit die Zahlungsweise hinterlegt (m=monatlich, v=vierteljährlich, h=halbjährlich, j=jährlich, s=sonstige).
Durch Auswahl eines Zahlungstermins bestimmen Sie, dass nur diejenigen Abteilungsbeiträge eingezogen werden, bei denen die gewählte Zahlungsweise hinterlegt ist.
Hier ist allein der Anwender verantwortlich; er muss entscheiden, zu welchem Zeitpunkt im Jahr welcher Beitrag eingezogen werden soll.
Eine Sonderfunktion hat der Zahlungstermin "sonstige".
Bei einem Mitglied kann als Zahlungsweise "sonstige" hinterlegt sein; dort ist für die 12 Monate zu hinterlegen, in welchem Monat das Mitglied welchen Beitrag (m, v, h, j) zahlen soll.
Durch Auswahl eines "Abrechnungsmonats" bestimmen Sie, welcher Beitrag ( bezogen auf die 12 Monate) aktuell eingezogen werden soll.
Sonderbeträge
Für die Felder Einmalbetrag (1), Einmalbetrag (2) und Zusatzbetrag können auch individuelle Texte vorgegeben werden.
Bleiben diese Felder leer, so werden als Default-Werte ‘Einmalbetrag 1‘, ‘Einmalbetrag 2‘ oder ‘Zusatzbetrag‘ ausgegeben.
Diese Hinweisfelder werden NUR in der Beitragserhebungsliste angezeigt und werden nicht auf dem Kontoauszug eines Mitgliedes ausgewiesen.
Die Erhebung eines in den Mitgliederdaten eingetragenen 'Einmalbetrages 1/2' oder eines 'Zusatzbetrages' kann auch in Abhängigkeit vom Zahlungstermin erfolgen. Wird diese Möglichkeit gewählt, erfolgt die Erhebung des Einmalbetrages bzw. des Zusatzbetrages nur dann, wenn aufgrund eines vorgegebenen Zahlungstermins (z. B. monatlich) ein zu zahlender Beitrag ermittelt wird.
Der zu zahlende Beitrag kann auch 0,00 € betragen; dies kann als Schalter für den Einzug dieser Sonderbeiträge genutzt werden.
Dieser Screenshot soll verdeutlichen, wann die Abhängigkeit erfüllt ist und wann nicht. Bei der Abteilung "ha" wird aufgrund des Tripels (Abteilung / Bart / Zahlungsweise) als Betrag 0,00 ermittelt. Bei den Abteilungen "vo" und "fu" wird zwar auch ein Beitrag von 0,00 ausgewiesen, in diesem Fall ist aber das oben genannte Tripel nicht vollständig, deshalb ist die Abhängigkeit NICHT erfüllt.
Wird die Zusatzmöglichkeit nicht gewählt (angekreuzt), erfolgt eine volle Berücksichtigung des hinterlegten Einmal- bzw. Zusatzbetrages bei Ermittlung des Erhebungsbetrages. Dies ist besonders für Anwender von Bedeutung, die
- neben den Abteilungsbeiträgen grundsätzlich einen zusätzlichen Betrag erheben möchten bzw.
- keinen Abteilungsbeitrag verschlüsselt haben. In diesem Fall ergibt sich die Anzahl der Belastungen aus der Häufigkeit, wie oft die Beitragserhebung durchgeführt wird.
Voraussetzungen für die Beitragserhebung
1. Die Zahlungsart muss gleich
'b' − Barzahlung
's' − SEPA-Lastschrift
'r' − Rechnung
sein.
2. Das Mahnkennzeichen darf nicht gleich '9' sein. Eine erneute Beitragserhebung wird erst wieder durchgeführt, wenn durch eine Zahlung der Rückstand ausgeglichen oder das Mahnkennzeichen manuell geändert worden ist.
3. Das Tagesdatum muss kleiner als das Datum 'Austritt' sein. Dateninhalt = '00.00.0000' wird nicht ausgewertet.
4. Das Datum 'Erhebung ab' muss kleiner oder gleich dem Tagesdatum sein. Dateninhalt = '00.00.0000' wird nicht ausgewertet.
5. Einer der vorgegebenen Zahlungstermine muss mit der Zahlungsweise beim Mitglied übereinstimmen.
6. Unabhängig vom Austrittsdatum wird ein rückständiger Betrag bei der Zahlungsart ’s=SEPA-Lastschrift’ immer angefordert. Um dies zu verhindern sollte die Zahlungsart auf ’b=Bar’ geändert werden.
7. Angeforderte Einmalbeträge werden unabhängig vom Austrittsdatum und vom Datum ‘Erhebung ab‘ eingezogen.
Kontensaldo
Der Kontensaldo wird ermittelt aus den Feldern:
Vortrag Vorjahr
+ gezahlte Beträge
+ Sollstellungsbeträge
= Kontosaldo
Nach einer Beitragserhebung mit der Zahlungsart 's' = SEPA-Lastschrift ist der Kontensaldo stets ausgeglichen (0,00 EUR).
Bei den Zahlungsarten Bar- und Rechnungszahler werden die Beiträge lediglich ins 'SOLL' (fällig) gestellt. Der Kontoausgleich kann in diesen Fällen erfolgen durch:
1. manuelle Zahlungsbuchung (siehe Zahlungseingänge) oder
2. Ändern der Zahlungsart auf 's' (die rückständigen Beiträge werden dann automatisch bei der nächsten Beitragssollstellung angefordert, sofern dies unter 'Optionen' gewählt ist).
Nach Bestätigung der Eingaben mit 'OK' wird der Lauf der Beitragserhebung gestartet. Den Stand der Bearbeitung können Sie in einem Statusfenster ablesen.
Wenn der Beitragslauf durchgeführt wurde, wird das Fenster "Ausgabe-Einstellungen" angezeigt, und das Ergebnis des Beitragslaufs kann in der Beitragserhebungsliste kontrolliert werden.
War der Beitragslauf ein Originallauf, kann nach durchgeführter Beitragserhebung auch sofort die SEPA-Datei erzeugt werden.
Der Anwender hat aber auch zu einem späteren Zeitpunkt, diese SEPA-Datei zu erstellen. Über diesen Menüpunkt kann nur die SEPA-Datei zum zuletzt durchgeführten Originallauf erzeugt werden.
Status der letzten Beitragserhebung
Über die Schaltfläche ‘Status der letzten Beitragsermittlung‘ kann informativ das Durchführungsdatum nebst einigen Eckdaten angezeigt werden.
Der Anwender kann sich über diese Programmfunktion informieren, ob die letzte Beitragserhebung schon durch das Erstellen einer SEPA-Datei abgeschlossen ist.
Nach dem erfolgreichen Erstellen einer SEPA-Datei muss diese natürlich über die entsprechende Sparkassenseite hochgeladen werden.
