Über den Menüpunkt [E-Mail-Versand] ist es möglich, direkt aus der Anwendung heraus, Mitglieder anzumailen, sofern bei den Mitgliedern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Die Versand kann verschlüsselt mittels SSL-Protokoll erfolgen.
Alle gesendeten E-Mails und Meldungen werden in einem Sendeprotokoll mit einer vorangestellten laufenden Nummer ausgegeben. Im Falle eines Abbruches dient diese Nummer als Wiederanlaufpunkt.
Dies kann auch direkt aus diesem Fenster heraus geschehen; klicken Sie bitte auf den Button "Einstellungen".
Die Durchführung ist denkbar einfach:
1. Menüpunkt [MITGLIEDER] > [E-Mail-Versand] aufrufen.
2. Damit nach einem Abbruch der Versand genau wieder an der Stelle aufgesetzt werden kann, ist das Feld ‘Ab welcher Nummer‘ auszufüllen, ansonsten kann der vorgegebene Wert ‘1‘ unverändert bleiben.
3. Den gewünschten Empfängerkreis wählen:
3.1. Gesamtbestand (alle Mitglieder)
3.3. Empfänger individuell: Hier kann eine E-Mail-Adresse nach Wunsch eingegeben werden.
Ferner ist es möglich, eine Textdatei mit verschiedenen E-Mail-Adressen vorzugeben. Dazu ist lediglich der Dateiname mit dem Sonderzeichen @ voranzustellen.
In dieser Textdatei müssen die Empfänger-Adressen in einzelnen Zeilen gespeichert sein.
Diese Datei kann auch über den Button "..." ausgewählt werden.
4. E-Mail-Vorlage:
Über den "Menüpunkt" > "E-Mail-Vorlagen" können Vorlagen definiert werden; hierbei kann bestimmt werden, ob es Vorlagen für einen E-Mail-Versand aus dem normalen Vereinsprogramm oder aus der Kursverwaltung sein sollen.
5. Falls gewünscht können an die E-Mail Anlagen angehängt werden. Durch Mausklick auf die Schaltfläche ’…’ öffnet sich der Windows Explorer und das gewünschte Dokument kann gewählt werden. Mehrere Dokumente werden durch Semikolon getrennt.
6. Es kann bestimmt werden, ob ausgetretene Mitglieder bzw. externe Nichtmitglieder bei dem E-Mail-Versand berücksichtigt werden sollen oder nicht.
Um die E-Mails zu verschicken, stehen diese beiden Funktionen zur Verfügung.
- Einzelversand
Es werden, abhängig von dem Empfängerkreis einzelne E-Mails verschickt; Wenn z.B. eine Selektion mit 500 Mitgliedern ausgewählt wurde, werden 500 E-Mails automatisch an jeden einzelnen E-Mail Empfänger verschickt.
Jeder Empfänger sieht bei "an" nur seine eigene E-Mail-Adresse.
Es greifen hier ggf. die Einstellungen, nach wieviel E-Mails das Programm sich vom smtp-Server anmelden und wieder anmelden soll
- BCC-Versand
Es gibt in den E-Mail-Einstellungen die Möglichkeit "Wieviel Nachrichten als BCC versenden".
Bei diesem E-Mail-Versand werden entsprechend viele Empfänger-Adressen in das sog. BCC-Feld eingetragen und es wird dann nur eine E-Mail verschickt.
Bei diesem BCC-Versand sehen die einzelnen Empfänger nicht, an wen diese E-Mail ausserdem verschickt wurde.
Die Information "an" wird beim BCC-Versand nicht gefüllt.
Bei BCC-Versand wird das Risiko erhöht, dass die E-Mails im Spam-Ordner landen.
- E-Mail-Historie
Mit der Option 'E-Mail-Historieneintrag anlegen' können Sie festlegen, ob die E-Mail in der E-Mail-Historie gespeichert werden soll.
Mit der Option 'Anlage/n im Dokumentenarchiv speichern' können Sie festlegen, ob die Anlagen/n auch im Dokumentenarchiv des jeweiligen Mitglieds gespeichert werden sollen.
- Optionen
Hier können Sie festlegen ob auch E-Mails an ausgetretene oder externe Nicht-Mitglieder verschickt werden sollen.
Sende-Protokoll
Zur Kontrolle wird ein Sendeprotokoll geführt, aus dem der Sendestatus, die E-Mail mit vorangestellter fortlaufender Nummer sowie die An- und
Abmeldevorgänge entnommen werden können. Anhand der fortlaufenden Nummer ist bei einem Abbruch ein Wiederanlauf möglich (siehe Eingabe ’Ab welcher Nummer?’). Das Dialogfenster wird mit einem Mausklick auf die Schaltfläche ’Schließen’ beendet.
Im Sendeprotokoll werden jetzt zusätzliche Daten bzgl. der SMTP-Einstellungen ausgegeben.
Das Sendeprotokoll kann durch Klick auf „Protokoll speichern“ auf der Festplatte gespeichert werden.
Das Verzeichnis und der Dateiname wird vorgeschlagen, kann aber durch den Anwender geändert werden.
