Registerkarte 1: Adresse/Kommunikation
Mitgliedsnummer
Jedes Vereinsmitglied wird im System unter einem eindeutigen Merkmal, der Mitgliedsnummer, geführt und bearbeitet.
Die Mitgliedsnummer ist 10-stellig und frei wählbar. Weit verbreitet ist die Vergabe einer fortlaufenden Nummer.
Zweckmäßiger erscheint es, die Mitgliedsnummer in Gruppen, z. B. in eine 3-stellige Hauptnummer, eine 6-stellige Unternummer und in eine 1-stellige Gliedernummer zu unterteilen:
Beispiel Familie mit einem Kind
0000001230 : Vater
0000001231 : Mutter
0000001232 : Kind
So lässt sich anhand derselben Haupt- und Unternummer (000000123) die Zugehörigkeit der Familienmitglieder zu diesem Familienverbund leicht erkennen.
Neben dem Feld der Mitgliedsnummer wird von diesem Datensatz der Name nebst Adresse nachrichtlich eingeblendet.
Anrede
Eingaben z. B. Herrn, Frau, Eheleute, Firma. Aus dem Listenfeld können bereits vorgegebene Anreden ausgewählt werden. Es ist aber auch eine individuelle Eingabe möglich.
Bei der Auswahl oder Eingabe der Anredeformen Herrn/Frau/Fräulein wird automatisch das Feld ‘Geschlecht‘ vorbelegt.
Titel
Individuelle Eingaben (z. B. Dr., Prof. usw.) möglich.
Vorname / Nachname
In diversen Druckausgaben werden die beiden Felder u. a. wie folgt zusammengesetzt:
1. ‘Nachname’,‘Vorname’
2. ‘Vorname’,
3. ‘Nachname’,
4. in Verbindung mit dem Titel: ‘Titel’ ‘Vorname’ ‘Nachname’
Zusatzadresse
Individuelle Eingabe (z. B. Studienrat, Hausfrau, Ingenieur, etc.) möglich. Bei Abdreßaufklebern (Etiketten) wird dieses Feld mit ausgegeben.
Straße
Straßenbezeichnung und Hausnummer (siehe auch Feld ‘Postleitzahl‘ und 'Postfach').
Postleitzahl
Hier sind die 5 Stellen der Postleitzahl einzugeben (Bereich 00000-99999). Wird dieses Feld mit <ENTER> bestätigt, so erfolgt eine Überprüfung anhand der Postleitzahlen-Datenbank.
Ort
Entsprechend den postalischen Vorschriften ist hier der Wohnort aufzuführen. Ortsübliche Abkürzungen sind zulässig (siehe auch Feld ‘Postleitzahl‘).
Hinweis internes PLZ/Ort-Verzeichnis
In der Datenbank werden die schon eingegebenen Kombinationen aus PLZ und Ort gespeichert; dies werden u.a. bei der Konvertierung aus einer 3.x-Version gespeichert.
Wenn eine bisher unbekannte Kombination PLZ/Ort eingegeben wird, kann der Anwender entscheiden, ob diese in dieses interne Verzeichnis aufgenommen werden soll oder nicht.
Beim Klick auf "..." bekommt der Anwender dieses interne Verzeichnis zur Bearbeitung angezeigt.
Postfach
Hier stehen bis 8 Stellen für die Eingabe eines Postfachs zur Verfügung.
Bei Adreßaufklebern (Etiketten) wird dieses Feld vorrangig gegenüber dem Feld 'Straße' bearbeitet. Ein Ausdruck des Feldes 'Straße' entfällt in diesem Fall.
Postfach Plz
Hier ist die für das Postfach geltende Postleitzahl einzutragen, die sich immer von der Postleitzahl der Straßenanschrift unterscheidet.
Die Aussage zu den Adreßaufklebern unter 'Postfach' gelten sinngemäß.
Postfach Ort
Wohnort und Postfach Ort können unterschiedlich sein. Eine Angabe ist bei Postfachadressen erforderlich.
Briefanrede
Hier besteht die individuelle Möglichkeit, die gewünschte Briefanrede zu formulieren und abzuspeichern. Bei der Neueingabe eines Mitglieds bzw. bei einer Änderung kann die Briefanrede maschinell aus den Feldern ‘Anrede’, ‘Titel’ und ‘Nachname’ gebildet werden; hierzu muss auf den Button "..." geklickt werden.
Dort können Sie das jeweilige Format für die Briefanrede hinterlegen.
Verknüpfung zu Nummer
Oftmals zeigt sich bei der täglichen Arbeit mit SPG-Verein, daß z. B. Änderungen eines Mitglieds auch Änderungen bei den jeweiligen Familienmitgliedern nach sich ziehen. Um diesen Arbeitsschritt auf Wunsch zu beschleunigen, können jetzt Verknüpfungen von Mitgliedern zu Mitgliedern aufgebaut werden. Als Basis dafür kann eine Mitgliedsnummer, aber auch eine fiktive Nummer dienen.
Um Mitglieder zu verknüpfen, ist wie folgt vorzugehen:
1. Das Mitglied, mit dem andere Mitglieder verknüpft werden sollen, stellt hierarchisch das Hauptmitglied dar. Von daher ist es als erstes in der Maske ‘Mitglieder pflegen‘ aufzurufen.
2. Nach Betätigung der Schaltfläche Ändern ist die Auswahlliste hinter der neuen Eingabezeile ‘Verknüpfung zu Nummer‘ blau hinterlegt und kann mit der linken Maustaste betätigt werden. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem das gewünschte Mitglied ausgewählt werden kann (siehe dringende Empfehlung). Ist die Mitgliedsnummer bekannt, kann auf die unterstützende Auswahlliste verzichtet und stattdessen die entsprechende Nummer direkt in die Eingabezeile eingegeben werden.
3. Die dann in der Eingabezeile zu sehende Nummer ist jetzt die Schlüsselnummer für alle zu verknüpfenden Mitglieder und bei diesen folglich zu hinterlegen.
Beispiel: Vater (7777), Mutter (4500), Kind (1230)
Der Vater als Hauptmitglied der zu verknüpfenden Mitglieder wird aufgerufen; unter ‘Verknüpfung zu Nummer‘ ist die 7777 – also er selbst - einzugeben. Das Hauptmitglied wurde nun eingerichtet. Die Mutter und das Kind sind jeweils gesondert aufzurufen; bei ihnen ist als Verknüpfungs-Nr. ebenfalls die 7777 zu hinterlegen. Statt der Verknüpfungs-Nr. 7777 kann auch eine fiktive Nummer z.B. 1234567 hinterlegt werden.
Dringende Empfehlung: Die erste Verknüpfung des Hauptmitgliedes sollte immer mit sich selbst sein.
Nutzen der Verknüpfung:
Sobald Mitglieder miteinander verknüpft sind, kann über die Schaltfläche Verknüpfungen ein Dialogfenster aufgerufen werden, über dass alle zu der jeweiligen Schlüsselnummer verknüpften Mitglieder angezeigt und auch ausgewählt werden können. Dadurch entfällt das Durchsuchen des Bestandes nach den gewünschten Mitgliedern.
Wenn einem Mitglied eine Verknüpfung zu einem anderen Mitglied (mit Zahlart SEPA) zugeordnet wird, kann der Anwender entscheiden, ob die SEPA-Daten für das aktuelle Mitglied übernommen werden sollen.
Es Beispiel wird der Beispiel-Mandant TST genutzt.
Dem Mitglied 1000 wird über "Verknüpfung zu" das Mitglied 1016 Carina Becker zugeordnet.
Wird diese Abfrage mit "Ja" beantwortet, werden folgende Felder mit den Daten des Mitglieds 1016 gefüllt.
. IBAN : "DE27 1007 7777 0209 2997 00" IBAN des Mitgliedes 1016.
. Kontoinhaber : "Becker, Carina".
. In "SEPA-VerwZw (2)": "Zahlung für für Müller, Hans"
Land
Hier stehen bis 3 Stellen für die Eintragung der Länderbezeichnung zur Verfügung, z. B.
NL für Niederlande
CH für Schweiz
Bezirk
Das Feld ermöglicht eine räumliche Aufteilung des Vereins für eventuelle Auswertungen/Selektierungen. Bereits in den Stammdaten hinterlegte Bezirks-Bezeichnungen können durch Aufklappen des Listenfeldes (anklicken des Pfeils am Ende der Zeile) abgerufen werden.
Es besteht zusätzlich die Möglichkeit über den Button 
einen neuen Bezirk hinzuzufügen:
Verteiler
Hier besteht die Möglichkeit, vereinsinterne Vermerke über ein Verteilsystem, z. B. für Vereinsmitteilungen etc. oder aber für den Postversand von "Sendungen zu ermäßigtem Entgelt" spezielle Leitbereiche zu hinterlegen.
Geburtsdatum
Geburtsdatum des Mitglieds. Es sind nur gültige Kalenderdaten erlaubt. Der Leerwert ist = '00.00.0000' (Geburtsdatum unbekannt). Bei Vereinen, die eine Statistik nach den Richtlinien des Landessportbundes erstellen müssen, ist der Eintrag des Geburtsdatums unerläßlich. Nach Bestätigung der Eingabe wird das Alter maschinell ermittelt und rechts daneben ausgegeben.
Geschlecht
Für aussagefähige statistische Auswertungen ist die Verschlüsselung dieses Feldes unbedingt erforderlich.
Es bestehen die folgenden Eingabemöglichkeiten:
'm' = männlich
'w' = weiblich
'd' = divers
' ' = Leerwert
Berufsgruppe
Das Feld kann nach internen Gesichtspunkten aufgebaut werden. Es stehen 3 Stellen zur Verfügung. Die Berufsgruppe ist u. a. selektierbar. Bereits in den Stammdaten hinterlegte Berufsgruppen können durch Anklicken des Listenfeldes abgerufen werden.
Es besteht zusätzlich die Möglichkeit über den Button einen neuen Berufsgruppe hinzuzufügen:
Nationalität
Hier stehen bis 3 Stellen für die Eintragung der Nationalität zur Verfügung, z. B.
NL für Niederlande
CH für Schweiz
Zur vereinfachten Eingabe ist hier eine Tabelle der wichtigsten Nationalitäten in Form einer Drop-Down-Liste integriert.
Geburtsort
Hier stehen bis zu 35 Stellen zur Verfügung.
Telefon privat + dienstlich / Handy1 + 2
Telefax / Sonstige Nr.
Hier sind folgende Eingabeformate möglich:
Vorwahl und Rufnummer z. B.: 05171/12345
0 51 71 - 1 023 45
(05171)12345
E-Mail
z. B. max.mustermann@t-online.de
Über den E-Mail-Button 
startet der im Betriebssystem hinterlegte E-Mail-Client. In der Regel ist dies Outlook. Ist bei dem entsprechenden Mitglied eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird diese automatisch in das Empfängerfeld übernommen. Als Absenderadresse wird die Adresse angenommen, die im jeweiligen E-Mail-Client hinterlegt ist.
Sollte die E-Mail-Adresse syntaktisch nicht korrekt eingegeben werden (z. B. nach dem @-Zeichen wird zwingend ein Punkt erwartet) erfolgt ein Fehlerhinweis.
Homepage
Über den Homepage-Button 
startet der im Betriebssystem hinterlegte Standard-Browser mit der hier hinterlegten Internetadresse.
Eintritt
Eintrittsdatum des Mitgliedes. Hier wird der Beginn der Mitgliedschaft eingegeben. Es sind nur gültige Kalenderdaten erlaubt. Der Leerwert ist = ‘00.00.0000’.
Eintrittsbrief
Schriftliche Bestätigung für Eintritt in den Verein (Briefform).
Es bestehen die folgenden Eingabemöglichkeiten:
'j' = ja
'n' = nein
Austritt
Austrittsdatum des Mitglieds. Hier wird das Ablaufdatum der Mitgliedschaft eingegeben (siehe hierzu auch das Feld 'Einmalbetrag'). Ab diesem Datum erfolgt keine Beitragserhebung mehr. Es sind nur gültige Kalenderdaten erlaubt. Der Leerwert ist = ‘00.00.0000’.
Austrittsbrief
Schriftliche Bestätigung für Austritt aus dem Verein (Briefform).
Es bestehen die folgenden Eingabemöglichkeiten:
'j' = ja
'n' = nein
Kündigung
Kündigungsdatum des Mitglieds. Hier wird das Datum der schriftlichen Kündigung eingegeben. Das Feld hat dokumentarischen Charakter. Es sind nur gültige Kalenderdaten erlaubt. Der Leerwert ist = ‘00.00.0000’.
Kündigungsgrund
Über das "+" -Zeichen 
können mehrere Kündigungsgründe hinterlegt werden, die dann auch bei anderen Mitgliedern als auswählbare Kündigungsgründe zur Verfügung stehen.
Extern (kein Mitglied)
Es besteht die Möglichkeit, Mitglieder in den Bestand aufzunehmen, die nicht direkt am Vereinsgeschehen teilnehmen; dies könnten z.B. Sponsoren sein.
Hinweis: Bei sehr vielen Formularen wird dieses Feld auch als Option angeboten; es kann gewählt werden, ob diese "Externen Mitglieder" bei z.B. einer Listenausgabe berücksichtigt werden sollen oder nicht.
Datum letzte Änderung
Hier wird programmintern das Datum der letzten getätigten Änderung gespeichert. Es dient als reines Informationsfeld.
