Um die Lastschriftzahler eines Vereins abzurechnen, muss nach dem Originallauf in der Beitragserhebung die DTA-Datei erstellt werden.

Was ist eine DTA-Datei?

Beim Datenträgeraustauschverfahren werden sogenannte DTA-Dateien an die Sparkasse weitergegeben. Diese können auf Medium (CD, Diskette etc.) gespeichert sein. Online-Banking-Portale ermöglichen bereits den Upload von DTA-Daten über Web-Interface-Lösungen.
Die Legitimation und Autorisation der Aufträge auf dem ursprünglichen Übertragungsweg erfolgt durch einen sogenannten „Datenträgerbegleitzettel“ mit Unterschrift eines Kontobevollmächtigten. Bei der Übertragung auf elektronischem Weg kann die Legitimation und Autorisation zum Beispiel mittels PIN- / TAN-Verfahren erfolgen. Datenträgerbegleitzettel können auch bei der elektronischen Übertragung vereinzelt noch Anwendung finden.

DTA-Datei erstellen

Nach der Beitragerhebung im Originallauf und der Überprüfung der Beitragserhebungsliste kann die DTA-Datei erstellt werden.

Wählen Sie nun die Option DTA-Datei erstellen. Wählen Sie Ihr Vereins-Konto aus, auf dem der Gegenwert verrechnet werden soll. Geben Sie einen Verwendungszweck an. Sollten Sie allerdings bei einem Mitglied einen Verwendungszweck definiert haben, wird dieser vorgezogen.
Eine Disketten-Nr. muss nicht vergeben werden. Hier können Sie außerdem festlegen wie viele Begleitzettel ausgedruckt werden sollen. Das Datum der Ausführung und Erstellung wird automatisch festgelegt. Legen Sie nun auch fest wo die Datei gespeichert werden soll. Mit dem Klick auf „Ok“ können Sie sich die Vorschau der Begleitzettel anzeigen lassen und die Datei wird erstellt. Sie finden die Datei nun in dem zuvor angegebenen Ordner unter dtaus0.txt. Diese Datei wird in dem angegebenen Ordner immer überschrieben, sobald eine neue DTA-Datei erstellt wird.
Sämtliche erstellten DTA-Datein werden Ihnen über den dargestellten Menüpunkt angezeigt. Falls Sie eine DTA-Datei nochmals ausgeben wollen können Sie sich den Inhalt der entsprechenden Datei über den Button "DTA-Liste" anzeigen lassen und über den Button "erneut ausgeben" auf der Festplatte speichern.

Oder öffnen Sie das Laufwerk auf dem Sie SPG installiert haben, öffnen Sie den Ordner SPG, SPG-Verein und dann dta-historie.

Eine DTA-Datei "splitten"

Einige Sparkassen können nur eine bestimmte Zahl an Datensätzen verarbeiten. Sie haben daher die Möglichkeit Ihre DTA-Datei zu splitten.
Wählen Sie nun die Einstellungen für den Datenträgeraustausch. Stellen Sie unter der Option Splitrate die Datenmenge ein, die in einer Datei gespeichert sein soll

.

Durch die Splittung werden mehrere Datein erzeugt. Die Namensgebung erfolgt wie im unten angegebenen Beispiel gezeigt.