SPG-Verein 4 – Die Software für Musikvereine, Orchester und Kapellen

Musikvereine, Blasorchester und Kapellen sind das Herzstück vieler Gemeinden. Sie gestalten das kulturelle Leben, fördern den Nachwuchs und pflegen Traditionen. Doch hinter jedem gelungenen Auftritt und jeder erfolgreichen Probe steckt ein enormer organisatorischer Aufwand.

Als Vorstand oder Funktionär eines Musikvereins kennen Sie die täglichen Herausforderungen:

  • Komplexe Mitgliederstruktur: Sie verwalten aktive Musiker (oft in verschiedenen Registern), passive Förderer, Ehrenmitglieder und Jugendliche in der Musikausbildung.

  • Instrumenten- & Inventarverwaltung: Wer hat welches teure Leihinstrument erhalten? Wann muss es gewartet werden? Wer hat welche Uniform oder Tracht in welcher Größe?

  • Gezielte Kommunikation: Einladungen zu Proben müssen oft schnell und gezielt nur an bestimmte Register (z.B. nur Holzbläser) oder das Jugendorchester gesendet werden.

  • Vielfältige Beiträge: Aktive Musiker zahlen andere Beiträge als Passive, Familien benötigen Rabatte, und Kursgebühren für die musikalische Früherziehung müssen separat eingezogen werden.

Herkömmliche Tabellenkalkulationen und Zettelwirtschaft führen hier schnell zu Chaos, veralteten Daten und hohem manuellem Aufwand für den Kassenwart.

Organisieren Sie Ihre Musiker, automatisieren Sie den Beitragseinzug und managen Sie Ihr Inventar –

alles in einer sicheren und intuitiven Umgebung.

Zielgerichtete Kommunikation für Proben und Auftritte

Mit der mächtigen Selektionsverwaltung filtern Sie Ihre Mitgliederdatenbank auf Knopfdruck nach beliebigen Kriterien.

Einladung zur Marschprobe per E-Mail

Der Dirigent benötigt für die Vorbereitung eines Umzugs alle Musiker des "Hauptorchesters" und des "Spielmannszugs". Der Schriftführer erstellt eine dynamische Selektion, die Mitglieder aus diesen beiden Abteilungen filtert. Anschließend nutzt er die Funktion E-Mail Versand , wählt diese Selektion aus und versendet über eine E-Mail-Vorlage eine individualisierte E-Mail ("Hallo [VORNAME], die nächste Marschprobe findet am...") an alle betreffenden Musiker.

Einladung der Fördermitglieder zum Konzert

Alle passiven Mitglieder und Sponsoren (erfasst als "Externe Nicht-Mitglieder" ) sollen per Brief zum Jahreskonzert eingeladen werden. Der Vorstand erstellt eine Selektion für diese Zielgruppe. Über die Funktion Serienbriefe ausgeben wird eine Briefvorlage (z. B. Musterbrief_V01.brf ) ausgewählt und der Druck für alle Empfänger dieser Selektion gestartet.

Image

Entdecken Sie, wie SPG-Verein 4 Funktionen clever kombiniert, um die typischen Aufgaben Ihres Musikvereins praxisnah zu lösen.

Flexible Beitragsstrukturen für Musiker und Förderer

Bilden Sie die Beitragsordnung Ihres Vereins exakt ab. Mit SPG-Verein 4 definieren Sie eigene Abteilungen (z. B. "Hauptorchester", "Jugendorchester", "Passive Mitglieder") und weisen diesen individuelle Beitragsarten zu. So können Sie problemlos Staffelbeiträge (z. B. "Aktiver Musiker", "Jugend in Ausbildung", "Fördermitglied") mit unterschiedlichen Zahlungsweisen (monatlich, jährlich) anlegen.

Automatisierter Beitragseinzug für alle Register

Der Kassenwart startet das Beitragsverfahren, um alle fälligen Beiträge einzuziehen – etwa die Jahresbeiträge der passiven Mitglieder und die Monatsbeiträge der Aktiven. SPG-Verein 4 erstellt automatisch eine SEPA-Datei, die alle Sammellastschriften enthält. Diese Datei wird nur noch bei der Bank hochgeladen. Die Mitgliedskonten werden im Programm entsprechend aktualisiert.

Instrumenten- und Uniformverwaltung (Zusatzfelder & Abrechnung)

Detaillierte Musiker-Verwaltung mit Zusatzfeldern

Ein Musiker ist mehr als eine Mitgliedsnummer. SPG-Verein 4 bietet Ihnen 10 frei definierbare Zusatzfelder , um alle instrumentspezifischen Daten direkt beim Mitglied zu hinterlegen.

Wichtige Zusatzfelder für Musikvereine:

  • Leihinstrument (z. B. "Tuba" oder "Klarinette")
  • Instrumenten-Nr. (für Ihr Inventar)
  • Uniformgröße
  • Ausgabedatum Uniform
  • Register (z. B. "Hohes Blech", "Holz")
  • Notenschlüssel
Sie müssen nachverfolgen, welcher Musiker welches teure Leihinstrument (z.B. Tuba, Baritonsaxophon) oder welche Uniformjacke erhalten hat und dafür ggf. eine Leihgebühr kassieren.

Zusatzfelder definieren: In den Einstellungen (Bestand) legen Sie individuelle Zusatzfelder an, z.B. "Leihinstrument", "Instrumenten-Nr." oder "Uniformgröße". Diese füllen Sie direkt in der Mitgliederakte. 

Gebühren anlegen: Unter Stammdaten > Abrechnungsdaten > Arten definieren Sie eine "Leihgebühr Instrument" mit einem festen Preis.

Gezielt abrechnen: Über das Abrechnungsverfahren können Sie diese Gebühr gezielt bei allen Mitgliedern einziehen, die laut Zusatzfeld ein Instrument geliehen haben – komplett getrennt vom normalen Mitgliedsbeitrag.

Ehrungen, Jubiläen und Funktionen im Blick behalten

Ein Musikverein lebt von Tradition und langjährigem Engagement. In SPG-Verein 4 verwalten Sie Ehrungen (z. B. "Goldene Nadel 25 Jahre", "Silberne Nadel 10 Jahre") und Funktionen (z. B. "Dirigent", "Notenwart", "1. Vorsitzender") inklusive Start- und Enddatum direkt in der Mitgliederakte.

Jubiläen für die Jahreshauptversammlung vorbereiten

Der Vorstand möchte alle Mitglieder ehren, die dem Verein lange die Treue halten. Er nutzt die Funktion Selektion nach Jubiläen , um alle Musiker und Mitglieder zu finden, die im laufenden Jahr ihr 10-, 20- oder 25-jähriges Vereinsjubiläum (bezogen auf das Eintrittsdatum ) feiern. Die erstellte Liste ist die perfekte Grundlage für die Bestellung der Ehrennadeln und die Planung des Festakts.

Ausbildung und Kurse einfach verwalten und abrechnen

Die Nachwuchsförderung ist das Fundament des Vereins. Mit der optionalen Kursverwaltung organisieren Sie professionell Ihre "Musikalische Früherziehung", den "Blockflöten-Unterricht" oder Workshops für Register. Sie sehen jederzeit, welches Mitglied welchen Kurs belegt.

Gebühren für die Jugendausbildung abrechnen

Die Gebühren für den Instrumentalunterricht sollen nicht über den normalen Mitgliedsbeitrag, sondern quartalsweise separat eingezogen werden. Der Kassenwart nutzt dafür das Abrechnungsverfahren. Er erstellt eine Abrechnungsdatei , startet den Abrechnungslauf und erzeugt eine separate SEPA-Datei nur für diese Kursgebühren.

Material und Leihgebühren nachverfolgen

Sie verleihen Instrumente gegen Gebühr oder verkaufen Notenmappen an neue Mitglieder? Diese Posten können Sie sauber verwalten und abrechnen.

Leihgebühren und Notengeld einziehen

Der Instrumentenwart erfasst im Mitgliedsdatensatz unter Verbräuche , wenn ein Musiker eine neue Notenmappe (Abrechnungsart "Notenmappe", 15,00 €) erhält. Diese einmaligen Posten werden gesammelt und am Jahresende über das Abrechnungsverfahren zusammen mit der jährlichen Leihgebühr für Instrumente abgerechnet.

Weitere Vorteile

Zentrales Dokumentenarchiv: Archivieren Sie den unterschriebenen Aufnahmeantrag, Leihverträge für Instrumente oder Ehrungsurkunden direkt in der digitalen Mitgliederakte.

List & Label Designer: Erstellen Sie individuelle Listen (z. B. eine Telefonliste aller Registerführer) , gestalten Sie eigene Urkunden oder passen Sie Adress-Etiketten für den Postversand an.

Individualisierbare Übersichten: Passen Sie die zentrale Mitgliederübersicht so an, dass Sie die wichtigsten Spalten (z. B. das "Leihinstrument" aus dem Zusatzfeld) immer sofort im Blick haben.