Wasserabrechnungen
Die Vereinssoftware SPG-Verein 4 bietet mit dem Modul "Verbräuche" und dem "Abrechnungsverfahren" genau die Werkzeuge, die Sie benötigen. Erfassen Sie variable Kosten direkt beim Mitglied und erstellen Sie transparente Abrechnungen per Knopfdruck – integriert in eine moderne Mitgliederverwaltung.
Zentrale Stammdatenpflege
Definieren Sie unter Abrechnungsdaten alle Kostenarten, die in Ihrer Anlage anfallen. Sie legen dabei nicht nur die Bezeichnung (z. B. "Frischwasser", "Brauchwasser", "Strom") fest, sondern definieren auch direkt die dazugehörige Einheit (z. B. "m³", "kWh", "Std.") und den aktuellen Preis pro Einheit. Sobald Sie später bei einem Mitglied einen Verbrauch erfassen, berechnet das System den Betrag automatisch auf Basis dieser hinterlegten Werte.
Lückenlose Verbrauchshistorie
Jeder erfasste Zählerstand und jeder Verbrauch wird beim Mitglied mit einem konkreten Verbrauchsdatum gespeichert. Das ermöglicht Ihnen nicht nur die aktuelle Abrechnung, sondern auch eine Historie, um beispielsweise den Wasserverbrauch einer Parzelle über mehrere Jahre zu vergleichen oder Rückfragen von Pächtern präzise zu beantworten. Zusätzlich können Sie jedem Eintrag eine individuelle Bemerkung hinzufügen (z. B. "Zählerwechsel erfolgt" oder "Nachzahlung Vorjahr").
Schutz vor Doppelberechnungen
Behalten Sie den Überblick mit der integrierten Sicherheitsfunktion: Sobald ein Verbrauchswert in einen Abrechnungslauf übernommen wurde, setzt das System automatisch ein Häkchen im Feld "in Abr. übertragen". Dies dient als visueller Schutz und verhindert technisch, dass derselbe Zählerstand versehentlich ein zweites Mal abgerechnet wird.
Zählerstände und Verbräuche direkt erfassen
Anstatt Zählerstände in separaten Listen zu führen, tragen Sie diese direkt in die Mitgliederkartei ein. Nach der Ablesung öffnen Sie das Mitglied "Pächter Müller". Im Reiter Verbräuche erfassen Sie das Ablesedatum, wählen die Abrechnungsart (z. B. "Wasserverbrauch" oder "Strom kWh") und tragen die verbrauchte Menge ein. Der zu zahlende Betrag errechnet sich automatisch aus dem hinterlegten Einheitspreis.
Parzellen-Nummern und Zähler-IDs verwalten
Jeder Garten hat eine Nummer, jeder Zähler eine ID. Diese Informationen sind essenziell für die Zuordnung.
Nutzen Sie die Zusatzfelder in den Mitgliederstammdaten, um spezifische Informationen wie "Parzellen-Nr.", "Stromzähler-Nr." oder "Wasseruhr-Nr." fest zu hinterlegen. Diese Felder können Sie später auch auf Listen oder in Briefen ausgeben lassen.
Nutzen Sie die Zusatzfelder in den Mitgliederstammdaten, um spezifische Informationen wie "Parzellen-Nr.", "Stromzähler-Nr." oder "Wasseruhr-Nr." fest zu hinterlegen. Diese Felder können Sie später auch auf Listen oder in Briefen ausgeben lassen.
Automatisierte Jahresabrechnung und SEPA-Einzug
Führen Sie Pacht, Mitgliedsbeitrag und Verbrauchsgebühren in einem Abwasch zusammen.
Am Ende der Saison übertragen Sie alle erfassten Verbräuche in eine Abrechnungsdatei. Starten Sie anschließend den Abrechnungslauf. Das Programm erstellt die Forderungen und generiert auf Wunsch direkt die SEPA-Datei, um die variablen Kosten (Wasser/Strom) zusammen mit der fixen Pacht bequem vom Konto der Mitglieder einzuziehen.
Am Ende der Saison übertragen Sie alle erfassten Verbräuche in eine Abrechnungsdatei. Starten Sie anschließend den Abrechnungslauf. Das Programm erstellt die Forderungen und generiert auf Wunsch direkt die SEPA-Datei, um die variablen Kosten (Wasser/Strom) zusammen mit der fixen Pacht bequem vom Konto der Mitglieder einzuziehen.
Abrechnung von nicht geleisteten Gemeinschaftsstunden
Viele Vereine berechnen Ersatzgebühren, wenn Pächter ihre Pflichtstunden zur Gemeinschaftsarbeit nicht leisten.
Legen Sie eine Abrechnungsart "Fehlstunden Gemeinschaftsarbeit" mit dem entsprechenden Preis pro Stunde an. Hat ein Mitglied seine Stunden nicht erbracht, erfassen Sie die Fehlstunden als Menge im Bereich Verbräuche. Diese Summe erscheint dann transparent auf der nächsten Jahresrechnung.
Legen Sie eine Abrechnungsart "Fehlstunden Gemeinschaftsarbeit" mit dem entsprechenden Preis pro Stunde an. Hat ein Mitglied seine Stunden nicht erbracht, erfassen Sie die Fehlstunden als Menge im Bereich Verbräuche. Diese Summe erscheint dann transparent auf der nächsten Jahresrechnung.
Digitale Rechnungszustellung und Archivierung
Sparen Sie Porto und Druckkosten bei der Verteilung der Jahresrechnungen.
Nutzen Sie die Funktion Rechnungen ausgeben. Wählen Sie die Option, Einzelrechnungen für den E-Mail-Ausgang aufzubereiten. Mit einer passenden E-Mail-Vorlage erhält jeder Pächter seine Abrechnung als PDF. Gleichzeitig wird das Dokument im Archiv des Mitglieds abgelegt.
