Equipment-Verleih und Raumvermietung – transparent und einfach

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Ihr Verein verleiht Equipment, Spinde oder vermietet Räumlichkeiten?
Mit SPG-Verein 4 integrieren Sie diese Gebühren direkt in den Verwaltungsprozess. Ob als Einzelposten oder zusammen mit dem nächsten Beitragslauf – Sie behalten stets den Überblick über verliehene Gegenstände und offene Forderungen.

Buchung der Ausleihe beim Mitglied

Damit nicht jedes Mal Preise neu diskutiert oder nachgeschlagen werden müssen, hinterlegen Sie Ihr Inventar einmalig im System.
[Das Inventar (also die Leihobjekte) wird in den Stammdaten als sogenannte Abrechnungsart hinterlegt.]

  • Unter den Abrechnungsdaten definieren Sie Ihre Leihobjekte als eigene Abrechnungsarten (z. B. „Miete Vereinsheim“, „Ausleihe Häcksler“ oder „Schlüsselpfand“). Dabei legen Sie den Einheitspreis fest (z. B. 50,00 € pro Tag oder Pauschale).

  • Das Ergebnis: Sie schaffen einen standardisierten Katalog. Bei der Buchung greift das System automatisch auf den hinterlegten Preis zurück, was Tippfehler und Preisabweichungen verhindert.

Buchung der Ausleihe beim Mitglied

Wenn ein Mitglied ein Gerät ausleiht oder den Partyraum reserviert, wird dieser Vorgang direkt in dessen Akte dokumentiert.

  • Sie erfassen den Vorgang im Reiter Verbräuche des jeweiligen Mitglieds. Dort tragen Sie das Datum der Ausleihe, die entsprechende Abrechnungsart (z. B. „Miete Vereinsheim“) und die Anzahl (z. B. 1 Tag oder 5 Garnituren) ein.

  • Das Ergebnis: Das System berechnet sofort die anfallende Gebühr. Gleichzeitig dient diese Liste als Nachweis: Sie sehen genau, wann welches Mitglied welche Leistung in Anspruch genommen hat.

Sammeln und Abrechnen

Sie müssen nicht für jede Ausleihe sofort eine Rechnung schreiben. Das System erlaubt es Ihnen, offene Posten zu sammeln und gebündelt abzurechnen – beispielsweise am Ende des Monats oder Quartals.

  • In der Übersicht der Verbräuche selektieren Sie alle offenen Leihgebühren. Mit einem Klick erstellen Sie daraus eine Abrechnungsdatei. Das System markiert die abgerechneten Positionen beim Mitglied automatisch als „in Abrechnung übertragen“.

  • Das Ergebnis: Nichts wird vergessen oder doppelt berechnet. Die Leihgebühren stehen nun für den finanziellen Einzug bereit.

Einzug und Beleg

Die Forderungen werden nun finalisiert.

  • Durch den Abrechnungslauf werden die Leihgebühren als Forderung auf das Mitgliedskonto gebucht.

    • Bei Mitgliedern mit Einzugsermächtigung fließen die Gebühren automatisch in die SEPA-Datei und werden eingezogen.

    • Für Barzahler oder externe Mieter erstellen Sie über die Funktion Rechnungen ausgeben einen entsprechenden Beleg.

  • Das Ergebnis: Der Vorgang ist abgeschlossen. Die Gebühr ist verbucht und der Mieter erhält (falls gewünscht) einen detaillierten Nachweis über die Nutzung.