Fehlerhafte Beiträge bei aktueller Erhebung

Hallo, ich bin bisher eher stiller Mitleser im Forum, mit dem aktuellen Fall möchte ich jedoch mal bei der Gemeinschaft nachfragen.
Ich mache die Mitgliedsverwaltung für unseren Sportverein mit knapp 500 Mitgliedern, zweimal jährlich läuft die Beitragserhebung. SPG-Verein nutzen wir seit Jahren und sind bisher sehr zufrieden damit! Bei der aktuellen Erhebung lief bei der Beitragsberechnung allerdings ein bisschen was schief, was wir uns bisher nur teilweise erklären können: Bei einzelnen Mitgliedern wurden bereits gezahlte Einmalbeiträge und Vorträge aus dem Vorjahr, ebenfalls schon im Januar beglichen, erneut zum Beitrag dazu gerechnet.
Ich möchte nicht ausschließen, dass ich ein Häkchen beim "Jahr.-/Periodenwechsel" falsch gesetzt habe oder ganz vergessen habe. Aber seitdem müsste ich den Vorgang zweimal verpasst haben und das wäre dann doch wieder relativ unwahrscheinlich. Soviel zur Problemschilderung.
Bei der Beitragserhebungsliste haben wir festgestellt, dass bei den betroffenen Mitgliedern unter "1.Sollst" und "1.Zahlg" als Datum "00.00.0000" eingetragen ist. Auch bei Mitgliedern, die schon eine Beitragserhebung mitgemacht haben. In unserem bisherigen Ablauf hat sich seit letztem Jahr was geändert, die Kollegin erstellt nun die SEPA-Datei auf ihrem Computer mit ihrer lokalen Installation selbst, da sie die auch bei der Bank einstellt. Bisher lief das über mich, die Aktualisierung des Datenbestandes lief gelegentlich per USB, für unsere Verhältnisse ausreichend.
Nun meine Vermutung: Ein "Jahr.-/Periodenwechsel" mit gewähltem "Vortrag-Vorjahr neu aufbauen" im Programm ist nicht ausreichend, um die Mitgliedskonten in meinem Datenbestand auf Null zu setzen. Ich muss ebenfalls wie die Kollegin die Beitragserhebung durchlaufen lassen, damit alles berechnet wird und interne Datenfelder gefüllt werden. Ist das so korrekt, habe ich in der Aufzählung was vergessen oder bin ich komplett auf dem falschen Dampfer?
Auf jeden Fall schon mal vielen Dank für Rückmeldungen!

Viele Grüße Christian