Mitgliedsnummer

Die letzten Jahre wurden ausgetretene Mitglieder zeitnah gelöscht. Somit wurden Mitgliedsnummern frei. Nun möchte ich die ausgetretenen Mitglieder noch eine Weile im Bestand verweilen lassen um eventuelle Nachfragen beantworten zu können.

Nun zu meinem Problem:
Wie finde ich die freien Nummern am schnellsten?? Es ist echt mühselig knapp 800 Einträge nach freien Nummern abzugrasen.

Danke im voraus.

Die Mitgliederdatei als Excel-Datei exportieren, diese dann nach Mitgliedsnummer sortieren.
Dann von oben nach unten leere Zeile(n) für fehlende Nummern einfügen. Diese Datei dann als Vorgabe für neue Nummern verwenden.

Falls Sie programmieren können, mit einer Schleife eine Liste der fehlenden Nummern generieren lassen.
Stefan Schmidt

Hallo,

im Hinblick auf SEPA sollte man aufgelöste Mitgliedsnummern nicht wieder verwenden!
Wenn man nämlich die Mitgliedsnummer als Mandatsreferenznummer verwendet, darf es diese immer nur einmalig geben.

Um hier künftige Probleme zu vermeiden, empfehlen wir, immer neue Mitgliedsnummern zu vergeben!

Viele Grüße
Dirk von Rönne

Im Prinzip richtig, nur SPG ist z.B. bei mir nicht das einzige Programm, dass Mitgliederdaten verwaltet.
Ich hab noch ein Delphi-Programm, da wird die Mitgliedsnummer als Ident für Direktzugriff an den Datensatz verwendet. Da vergeb ich z.B. auch die Nummer.
Um die Datei mit leeren Datensätzen nicht ins unendliche wachsen zu lassen, wird am Jahresende geputzt, d.h. die gelöschten Mitglieder fliegen raus, dient ja auch dem Datenschutz. Damit wären die Nummern wieder frei.

Die leeren Datenfelder werden wieder neu belegt. Ich mach den Einzug schon seit 40 Jahren, bisher kein Problem mit Zweit- oder Drittbelegung der Mitgliedsnummer erlebt. Im (Papier-)Archiv finde ich trotzdem alles, die Leute haben ja noch einen Namen.

Jetzt sind wir ja verpflichtet, die Mitgliederdaten, vor allem das Einzugsmandat 14 Monate nach dem letzten Einzug aufzubewahren. Also Austrittsdatum + 14 Monate Aufbewahrungspflicht + Sicherheit = 2 Jahre. Aus Datenschutzgründen müsste man dann das Mandat aus dem Archiv in den Papier-schredder geben und alle Dateien auf Löschung prüfen.
Dann könnte ich in meinem Delphi-Programm nur noch das Austrittsdatum stehen lassen und verwende die Nummer erst wieder, wenn das Austrittsdatum älter 2 Jahre ist.

Ich versteh die SEPA-Identifikation eines Mitglieds nur in der Kombination Mandat + BIC + IBAN + Gläubiger ID.

Wenn die Mandatsnummer nach zwei Jahren Pause für ein neues Mitglied in einer anderen Kombination wieder erweckt wird.
Wer oder was soll oder kann da was prüfen ?
Meine Sparkasse prüft noch nicht mal die Gläubiger ID. --> da wird die Verantwortung (Lastschrift OK ?) auf den Lastschriftempfänger geschoben.
Der hat ja dann eine neue Lastschriftvereinbarung mit uns, da sehe ich die Zweitverwendung der Mitgliedsnummer (Mandat) auch nicht als Problem.
Gruß
Stefan Schmidt

ich setze vor die Mitgliedsnummer einfach die zahl des Jahres der Löschung.
Mitgliedsnummer 753, Mitglied soll gelöscht werden, weil z.B. kein Beitrag eingegangen ist
bekommt nun die Mitgliedsnummer 3753 (2013). Bei der nächsten Rechnung, darf man die 3000der Nr. eben nicht mit rechnen. Wird dann der Beitrag doch noch bezahlt, wird die 3 wieder gelöscht.
Alle gelöschten Mitgliedsnummern kommen in eine Exel Liste, bei einer Neuaufnahme suche ich mir aus der Exel Liste die nächstmögliche Nr. die in das Alphabet passt raus.

Gruß
Andreas Dierks

Hallo StS,

StS schrieb: ...
Die leeren Datenfelder werden wieder neu belegt. Ich mach den Einzug schon seit 40 Jahren, bisher kein Problem mit Zweit- oder Drittbelegung der Mitgliedsnummer erlebt. Im (Papier-)Archiv finde ich trotzdem alles, die Leute haben ja noch einen Namen.

Jetzt sind wir ja verpflichtet, die Mitgliederdaten, vor allem das Einzugsmandat 14 Monate nach dem letzten Einzug aufzubewahren. Also Austrittsdatum + 14 Monate Aufbewahrungspflicht + Sicherheit = 2 Jahre. Aus Datenschutzgründen müsste man dann das Mandat aus dem Archiv in den Papier-schredder geben und alle Dateien auf Löschung prüfen.
Dann könnte ich in meinem Delphi-Programm nur noch das Austrittsdatum stehen lassen und verwende die Nummer erst wieder, wenn das Austrittsdatum älter 2 Jahre ist.

Ich versteh die SEPA-Identifikation eines Mitglieds nur in der Kombination Mandat + BIC + IBAN + Gläubiger ID.

Wenn die Mandatsnummer nach zwei Jahren Pause für ein neues Mitglied in einer anderen Kombination wieder erweckt wird.
Wer oder was soll oder kann da was prüfen ?
Meine Sparkasse prüft noch nicht mal die Gläubiger ID. --> da wird die Verantwortung (Lastschrift OK ?) auf den Lastschriftempfänger geschoben.
Der hat ja dann eine neue Lastschriftvereinbarung mit uns, da sehe ich die Zweitverwendung der Mitgliedsnummer (Mandat) auch nicht als Problem.
Gruß
Stefan Schmidt

Seit 40 Jahren gibt es ja auch noch keine Mandatsreferenz bzw. SEPA. Unter SEPA darf es die Mandatsreferenz jedenfalls nur einmalig geben. In wie weit später Prüfungen in den verschiedenen Kreditinstituten erfolgen kann ich jetzt auch noch nicht sagen, aber wenn bei einzelnen Institutsgruppen hier Prüfungen erfolgen, kann es eben zu Problemen kommen.

Die Prüfroutinen werden zum Teil sicherlich noch weiter angepasst werden.

Bezüglich der Aufbewahrungsfrist der SEPA-Mandate gilt laut SEPA-Regelwerk eine Aufbewahrungsfrist von 14 Monaten nach dem letzten Einzug. Da es sich jedoch bei den Mandaten eigentlich um Verträge handelt , wäre laut HGB hier eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren anzusetzen.

Darauf, dass die Gläubiger-ID von einer Sparkasse nicht geprüft wird, würde ich mich auch nicht verlassen. Bei unserer Sparkasse erfolgt hier jedenfalls die Prüfung. Wird eine SEPA-Datei eingereicht und existiert hierzu keine SEPA-Vereinbarung mit der entsprechenden Gläubiger-ID, wird die Verarbeitung der Datei abgewiesen.

Also ganz wichtig, wenn man künftig SEPA-Einzüge durchführen möchte, ist rechtzeitig die Vereinbarung mit dem jeweiligen Kreditinstitut abzuschliessen.

Viele Grüße
Dirk von Rönne

Danke für die hilfreichen Kommentare. Nun möchte ich mich auch mal wieder beteiligen.

1. Dass die Mitgliedsnummer nur einma verwendet werden darf, ist prinzipiell klar. Heißt das aber auch, dass diese innerhalb der 14-Monatsfrist nur einmal verwendet werden darf? Verbietet mir dies prinzipiell das "Nummernrecycling"?

2. Die Software hat ja nicht unbedingt etwas mit der hier eventuell greifenden 10-Jahresfrist nach dem HBG zu tun. Ich muss die Verträge sowieso auf Papierform aufbewahren. Natürlich wird mir die Software, sofern man diese Daten anhäuft, mir den Nachweis erleichtern. Andererseits häufe ich in der Software über die Jahre eine unüberschaubare Menge an Datenleichen an. Dennoch herzlichen Dank für die Erinnerung an das HBG mit der 10-Jahresfrist.

3. Ich muss mir wohl überlegen, ob ich diese Datenmenge anhäufe oder wie ich der Nachweispflicht auch für ausgetretene Mitglieder nachkommen kann.

4. Die eigentliche Frage nach dem filtern der unbenutzten Nummern ist wohl mit Hilfe der SPG-Software nicht zu lösen. Schade.


Trotzdem interessiert mich weiterhin die Meinung der "Kollegen" aus anderen Vereinen und wie diese mit dieser Thematik umgehen.

Hallo Ingolino,

Das Mitgliednummernrecycling verbietet Dir niemand. Du musst nur zwischen Mitgliedsnummer und Mandatsreferenznummer unterscheiden.

Du musst ja nicht die Mitgliedss-Nr. als Mandatsreferenznummer nutzen, sondern kannst dort auch eine ganz andere Nummer verwenden. Dann stellt sich die Problematik ja nicht.

Nur wenn Du wie empfohlen und eben auch durch SPG-Verein unterstützt die Mitgliedsnummer als Mandatsreferenznummer verwendest, ist das zu bedenken, was ich im vorigen Thread geschrieben habe.

Viele Grüße
Dirk von Rönne

Ich sehe schon, dass mich das Schicksal ereilen wird, Datensatz-Nummer und Mitgliedsnummer (Mandatskennung) trennen zu müssen. Mit unserer deutscher Gründlichkeit, kann dann irgendwann Ungereimtes drohen.
Nur eine Anekdote am Rande zur Prüfung der Gläubiger ID.
Passierte nicht mit SPG. ich mach das noch für einen anderen Verein mit SFIRM32, korrekte Vereinbarung ist vorhanden.
Mir ist aber folgendes passiert, um mein selbstgestricktes Programm Access-Datenbank -- Export in SFirm32 zu testen, hab ich dort die Test GläubigerID der Bundesbank eingetragen und vergessen.
Der erste Einzug lief problemlos. Ich hab das dann gemerkt, als mir ein Freund mir eine Kopie seiner Belastung schickte. Ich hab dann mal meinen Berater gefragt, ob und welche Konsequenz das hat.
Antwort:
[Zitat:]
"Die Gläubiger-ID dient, in Verbindung mit der Mandatsreferenznummer, zur eindeutigen Identifizierung des Zahlungsempfängers bei SEPA-Lastschriften.
Wird, wie im vorliegenden Fall, mit einer falschen Gläubiger-ID eingezogen, kann der Zahlungspflichtige bis zu 13 Monate nach der Belastung die Lastschrift zurückgeben, da kein gültiges Mandat vorliegt.
Die Gläubiger-ID wird von der Bank des Zahlungspflichtigen nicht geprüft."
Weitere Probleme sollten damit, bis auf die 13monatige Rückgabemöglichkeit, nicht auftreten.
[Zitat ende]
Also, der Belastete hat den schwarzen Peter.
Frage gibts eigentlich schon Banking-Programme die beim Buchen fragen, Einzug mit SEPA, wird Mandat und Gläubiger akzeptiert? Vom Anbieten einer entsprechenden Verwaltungs-Datei, wer darf, wer nicht, schon gar nicht zu reden.
aktuell, Quicken kanns nicht.
Da wurde überall mit heisser Nadel gestrickt.
Allerdings bin ich froh, dass das so ist, damit ist die Choose für den Einzieher noch sehr Fehlertolerant.
Gruß
Stefan

So...
auf jeden Fall werde ich mal die momentan freien Nummern auffüllen.

Zum filtern bin ich folgendermaßen vorgegangen:

1. (SPG) Extras > Daten exportieren > unter Feldauswahl nur die Mitgliedsnummer auswählen
2. (Excel) Die Datei aus SPG öffnen. Nun hat man in einer Spalte alle verwendeten Nummern.
3. (Excel) In Spalte B, Zeile 2 eingeben: "=SUMME(A1;-A2+1)". Nun sollte als Ergebnis eine 0 rauskommen. Alle Zellen in Spalte B markieren, welche in Spalte A verwendet sind und die Formale reinkopieren.
4. In allen Zeilen, in den vorher eine Nummer fehlt, steht nun die Anzahl der fehlenden Nummern (-1, -2 usw.).
5. (Excel) Spalte B komplett markieren und unter Format "Bedingte Formartierung" wählen. Als Bedingung gibt man dann ein: Zellwert, kleiner als, 0 und wählt unter Vorlage einen farbigen Zellhintergrund.
6. Nun sieht man farblich markiert alle relevanten Stellen.

Nachteil ist eben nur, dass man sich die fehlenden Nummern händisch notieren muss.
Sorry, bin eben kein Excel-Profi.