Beitragseinzug / Abteilungen

Zuerst beschreibe ich den Anwendungsfall und unser bisheriges vorgehen und danach unsere Problemstellungen dazu:

Anwendungsfall (bisheriges Prozedur):

Jedes Mitglied ist einer Abteilung "Gesamtverein" mit versch. Beiträgen zugeordnet, diese werden halbj. oder jährlich bezahlt/verrechnet, wobei wir eine monatssensitive Betrachtung dabei für Eintritte und Austritte haben.
Bsp. Vollzahler - Jahr 120,00 € / Halbjahr 60,00 €
das Mitglied tritt zum 1.2. ein und bittet um eine halbjährliche Verrechnung.
Unsere Einstellung dann bisher: Einmalbetrag, 50,00 € / Erhebung ab 1.7.

Erweiterung der Verwaltung es sollen zukünftig auch alle Abteilungsbeiträge aus der Software mit erfasst werden, die bisher eigenständig durch die Abteilungen mit EXCEL-Listen, verschd. Programmen erfasst worden sind

Anwendungsfall erweitert:

Jedes Mitglied ist nun auch einer weiteren Abteilung zugeordnet (z.B. Leichtathletik), dort gibt es einen vierteljährlichen Einzug ebenfalls mit monatssensitiver Betrachtung
Bsp. Erwachsener - Quartal 60,00 €
Es ist das gleiche Mitglied, welches am 1.2. (s.o.) eintritt.

Probleme:
1. Wir könnten jetzt den Einmalbetrag 2 nutzen, um z.B. die Monate Feb-März aus der Abteilung Leichtathletik zu erfassen. Dann würde jedoch immer noch nicht bei einer Beitragserhebung, dass 3. Quartal erfasst werden, da wir für (s.o.) Erhebung ab 1.7. eingestellt haben.

2. Wenn wir dann im August den Beitragslauf zusammen für das 3. Quartal-Leichtathletik und das 2. Halbjahr Gesamtverein machen wollen würden und weitere Abteilungen, erhalten wir nirgendwo eine Liste, wo wir einzeln die Summen für die Leichtathletik-Abteilung ablesen könnten, um dieses Geld weiter zu transferieren.
Bisherige Idee: Getrennte Beitragserhebungen pro Abteilung zu machen.

3. Wir müssten selbst wenn die Listen eine Summe ausgeben "für Leichtathletik" und "für Gesamtverein" immer noch dann den Einmalbetrag 1 zusammen rechnen und den Einmalbetrag 2, wobei hier noch als Schwierigkeit dann hinzu kommt, dass wir 11 Abteilungen haben, und dann für jedes eintretende Mitglied der Einmalbetrag 2 für eine andere Abteilung stehen würde.

Wie sollen wir mit diesem, wie wir finden, typischen Anwendungsfall umgehen?

IMHO / Blocker: Leider fehlt die Möglichkeit Jahres-/Halb/Quartals-Beiträge auch monatsabhängig durch das "Erheben ab" Feld zu erfassen. Dazu müsste es dann jedoch, da es auch in anderen Verein die echten Jahresbeiträge gibt, die man auch zu zahlen hat, wenn man erst im Dezember eintritt, in den Stammdaten/Abteilungsbeiträge, die Option geben, dass eine Beitragsart, auch wenn z.B. nur ein Jahresbeitrag eingegeben ist, monatsabhängig durch das "Erheben ab"-Feld zu betrachten.
Leider hat das "Erheben ab"-Feld bisher nur die Funktion, die Steuerung zu überwachen, ob im durchzuführenden Beitragsdurchlauf schon erhoben werden darf.

Mit besten Grüßen
Philipp G

Hallo Phillip G.

Ihre Fragen sind sehr komplex und gehören eigentlich in die Rubrik, wie organisiere ich meinen Verein effektiv.
Ihre bisherige Struktur ist leider noch aus dem vorigen Jahrtausend, wo jede Abteilung in der Verwaltung sein eigenes Ding machen wollte.

Eine optimale Beratung ist nicht möglich, da viele Parameter nicht bekannt sind; z.B. Kündigungsmöglichkeiten, Geschäftsjahr etc.

Im SPG-Verein hat man die Möglichkeit alle Abteilungen unterzubringen, für jede Abteilungen lassen sie die Beitragsstrukturen hinterlegen.
Beitragseinzüge lassen sich Abteilungsweise durchführen, somit lassen sich die "Einmalbeträge" auch zuordnen.

Dies ganze, wie oben schon erwähnt, kommt auf eine Vereinsberatung zu, dies habe ich früher im Arbeitsleben nach dem Verkauf von SPG-Verein gemacht, dort war es einfacher, weil man die Person vor Ort hatte. Es war kein Stückwerk, wie hier im Forum.
Sollten Sie mehr Interesse haben, steht unten eine Mailanschrift, da mir dieser Weg zu mühsam ist.

MfG
Gunter Eberding